Avec Speeki Engage, la certification ISO 9001 cesse d'être un projet pour lequel il faut se préparer et devient une norme que vous appliquez tout simplement au quotidien : documentée, maîtrisée et en amélioration continue, la certification n'étant plus qu'à un pas lorsque vous serez prêt.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance offre à votre organisation tout ce dont elle a besoin pour mettre en place, documenter et maintenir un système de gestion de la qualité (SGQ) conforme à la norme ISO 9001. Et lorsque vous serez prêt, nos auditeurs de certification seront déjà présents sur la plateforme.
Scott Lane, PDG et fondateur, et auditeur principal
Qu'est-ce que la norme ISO 9001 et pourquoi est-elle importante ?
La norme ISO 9001 constitue le fondement sur lequel reposent la plupart des autres normes relatives aux systèmes de management. Elle est également, pour de nombreuses organisations, la norme qui se transforme insidieusement en une lourde charge administrative : des tableurs permettant de suivre les non-conformités, des disques partagés remplis de documents de procédure que personne ne parvient à retrouver, et une course effrénée à chaque cycle d’audit pour prouver que le SMQ est réellement appliqué, et pas seulement consigné sur papier. Speeki Engage remplace cette course effrénée par un système structuré et étayé par des preuves, qui garantit que votre SMQ est prêt pour un audit tous les jours de l’année, et pas seulement la semaine précédant l’arrivée de l’auditeur.
Le défi de la documentation
La certification ISO 9001 échoue — ou est obtenue de justesse — pour une raison récurrente : l'écart entre ce que le système de gestion de la qualité (SGQ) prévoit sur le papier et ce que l'organisation est réellement en mesure de démontrer lors de l'audit. Parmi les points d'échec courants, on peut citer :
Un contrôle des documents qui existe en théorie mais pas dans la pratique : des procédures obsolètes sont toujours en vigueur, et personne ne veille au respect du contrôle des versions
Les registres relatifs aux non-conformités et aux mesures correctives qui sont incomplets, dont le suivi n'est pas assuré ou qui ont été clôturés sans preuve d'une analyse des causes profondes
Des audits internes menés davantage pour la forme que dans le but d'une véritable évaluation, ce qui fait que de réelles lacunes restent inaperçues jusqu'à ce que l'auditeur externe les détecte
Les réunions de revue de direction qui ont bien lieu, mais qui ne donnent lieu à aucune contribution, aucun résultat ni aucun suivi documentés
Les responsables de processus qui connaissent bien leur métier mais qui n'ont jamais vu — et encore moins approuvé — la procédure documentée censée le régir
Des preuves éparpillées dans des fils de discussion par e-mail, sur des disques durs personnels et dans des systèmes isolés, sans qu'il n'existe de source unique de référence lorsqu'un auditeur demande « montrez-moi ».
Prises isolément, chacune de ces lacunes peut être considérée comme excusable. Mais, prises dans leur ensemble, elles transforment un audit de surveillance de routine en une non-conformité majeure.
Comment la plateforme Speeki Engage® | ESG et d'assurance de la durabilité soutient votre programme ISO 9001
Préparation à l'audit et relation avec l'auditeur
Speeki Engage repose sur un principe simple : votre système de gestion de la qualité (SGQ) doit être prêt pour un audit à tout moment, et pas seulement pendant les semaines précédant une visite prévue.
Preuves associées aux clauses — chaque document, enregistrement et action est associé à la clause de la norme ISO 9001 à laquelle il répond ; ainsi, lorsqu’un auditeur demande des preuves relatives à une exigence spécifique, il suffit d’une simple recherche pour les trouver, sans avoir à se lancer dans une véritable chasse au trésor.
Piste d'audit interne permanente: les audits internes, les constatations et les mesures correctives sont consignés en temps réel, ce qui permet à la direction (et aux auditeurs externes) de disposer d'un historique continu des performances réelles du système de gestion de la qualité, et non d'un historique reconstitué.
Un parcours direct vers la certification accréditée: lorsque vous êtes prêt, Speeki Engage vous met directement en relation avec l'organisme de certification de Speeki accrédité selon la norme ISO 17021-1, avec un dossier de preuves aligné sur les clauses de la norme, prêt pour l'audit de certification dès le premier jour. Pas besoin de rassembler à nouveau des preuves. Pas de panique de dernière minute. Pas de surprises.
Qui utilise Speeki Engage pour la norme ISO 9001 ?
Les responsables qualité qui ont besoin d'un seul système pour gérer la documentation, les non-conformités et les audits, plutôt que cinq outils disparates
Les responsables opérationnels qui souhaitent que la conformité des processus soit visible en temps réel, et non pas découverte a posteriori
Les PDG et les conseils d'administration qui se préparent à des audits de certification ou de surveillance et qui souhaitent s'assurer que le système de gestion de la qualité (SGQ) est réellement opérationnel, et pas seulement sur le papier
Les organisations multi-sites qui harmonisent la gestion de la qualité entre leurs différents sites sans perdre de vue les spécificités locales des processus
Organisations mettant en place des systèmes de management intégrés — la norme ISO 9001 servant de base aux normes ISO 14001, ISO 45001 ou ISO 27001, qui s'y superposent
Voici à quoi cela ressemble en réalité.
Chaque document. Chaque dossier. Chaque clause.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance met en correspondance directe votre documentation avec les exigences de la norme ISO 9001. Ainsi, lorsque vos auditeurs se présenteront, les preuves seront déjà à leur disposition.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance intègre Nicole®, votre équipe d'assistance qui vous aide à mettre en place vos exigences ISO 9001.
Bien que l’IA Nicole® ait été optimisée par Speeki pour la norme ISO 9001, Speeki est ne fournit aucun service direct de conseil ou d’accompagnement concernant la mise en place de votre propre système de gestion.
Nous préservons notre indépendance en tant que prestataires de services technologiques et auditeurs à tout moment.
Lier conformité et assurance.
En utilisant la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance pour gérer votre certification ISO 9001, celle-ci cesse d’être un projet que vous devez préparer pour en devenir une norme que vous appliquez tout simplement au quotidien : documentée, certifiée et en amélioration continue.