Mit Speeki Engage ist die ISO 9001-Zertifizierung kein Projekt mehr, auf das Sie sich vorbereiten müssen, sondern wird zu einem Standard, nach dem Sie ganz selbstverständlich arbeiten – dokumentiert, kontrolliert und kontinuierlich verbessert, wobei die Zertifizierung nur noch einen Schritt entfernt ist, sobald Sie bereit sind.
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ bietet Ihrem Unternehmen alles, was es benötigt, um ein konformes Qualitätsmanagementsystem (QMS) gemäß ISO 9001 aufzubauen, zu dokumentieren und aufrechtzuerhalten. Und wenn Sie bereit sind, stehen Ihnen unsere Zertifizierungsprüfer bereits direkt in der Plattform zur Verfügung.
Scott Lane, Geschäftsführer und Gründer sowie leitender Auditor
Was ist ISO 9001 und warum ist diese Norm wichtig?
ISO 9001 bildet die Grundlage, auf der die meisten anderen Normen für Managementsysteme aufbauen. Für viele Organisationen ist es zudem die Norm, die sich still und leise zum größten Verwaltungsaufwand entwickelt – Tabellenkalkulationen zur Erfassung von Nichtkonformitäten, gemeinsame Laufwerke voller Verfahrensdokumente, die niemand finden kann, und jedes Audit-Zyklus ein hektisches Gerangel, um nachzuweisen, dass das QMS tatsächlich eingehalten wird und nicht nur auf dem Papier steht. Speeki Engage ersetzt dieses hektische Treiben durch ein strukturiertes, nachweisbasiertes System, das Ihr QMS jeden Tag im Jahr auditbereit hält – nicht nur in der Woche vor dem Besuch des Auditors.
Die Herausforderung der Dokumentation
Die Zertifizierung nach ISO 9001 scheitert – oder wird nur knapp bestanden – aus einem immer wiederkehrenden Grund: der Diskrepanz zwischen dem, was das Qualitätsmanagementsystem auf dem Papier verspricht, und dem, was das Unternehmen bei einem Audit tatsächlich nachweisen kann. Zu den häufigsten Schwachstellen zählen:
Dokumentenverwaltung, die zwar theoretisch existiert, in der Praxis jedoch nicht umgesetzt wird – veraltete Verfahren sind nach wie vor im Umlauf, die Versionskontrolle wird von niemandem durchgesetzt
Aufzeichnungen über Abweichungen und Korrekturmaßnahmen, die unvollständig sind, nicht nachverfolgt werden oder ohne Nachweis einer Ursachenanalyse abgeschlossen wurden
Interne Prüfungen, die eher als reine Formalität denn als echte Bewertung durchgeführt werden, sodass tatsächliche Mängel unentdeckt bleiben, bis der externe Wirtschaftsprüfer sie aufdeckt
Management-Review-Sitzungen, die zwar stattfinden, aber keine dokumentierten Eingaben, Ergebnisse oder Folgemaßnahmen hervorbringen
Prozessverantwortliche, die ihre Arbeit zwar beherrschen, aber die dokumentierte Vorgehensweise, die diese angeblich regelt, noch nie gesehen – geschweige denn ihr zugestimmt – haben
Die Nachweise sind über E-Mail-Verläufe, persönliche Laufwerke und voneinander getrennte Systeme verstreut, und es gibt keine zentrale Quelle der Wahrheit, wenn ein Prüfer verlangt: „Zeigen Sie es mir.“
Jede dieser Lücken ist für sich genommen verzeihlich. In ihrer Gesamtheit führen sie jedoch dazu, dass aus einer routinemäßigen Überwachungsprüfung eine schwerwiegende Nichtkonformität wird.
Wie die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ Ihr ISO 9001-Programm unterstützt
Vorbereitung auf die Prüfung und Kontakt zum Wirtschaftsprüfer
Speeki Engage basiert auf einem einfachen Prinzip: Ihr QMS sollte jeden Tag auditbereit sein, nicht nur in den Wochen vor einem geplanten Besuch.
Nach Klauseln geordnete Nachweise – jedes Dokument, jede Aufzeichnung und jede Maßnahme ist mit der ISO 9001-Klausel verknüpft, die sie erfüllt. Wenn ein Auditor also Nachweise für eine bestimmte Anforderung anfordert, ist diese mit einem einzigen Suchvorgang zu finden – und nicht erst nach einer langwierigen Suche.
Ständig verfügbarer interner Prüfpfad – interne Audits, Feststellungen und Korrekturmaßnahmen werden in Echtzeit protokolliert, sodass die Unternehmensleitung (und externe Auditoren) einen kontinuierlichen Überblick über die tatsächliche Leistung des QMS erhalten und nicht nur eine nachträglich rekonstruierte Historie.
Der direkte Weg zur akkreditierten Zertifizierung – sobald Sie bereit sind, stellt Speeki Engage eine direkte Verbindung zu Speekis nach ISO 17021-1 akkreditierter Zertifizierungsstelle her, wobei Ihre auf die Klauseln abgestimmte Nachweisdokumentation vom ersten Tag an für das Zertifizierungsaudit bereitsteht. Kein erneutes Sammeln von Nachweisen. Keine Panik in letzter Minute. Keine Überraschungen.
Wer nutzt Speeki Engage für ISO 9001?
Qualitätsmanager, die ein einziges System zur Verwaltung von Dokumentation, Abweichungen und Audits benötigen, anstatt fünf voneinander getrennte Tools zu nutzen
Führungskräfte im operativen Bereich, die möchten, dass die Einhaltung von Prozessen in Echtzeit sichtbar ist und nicht erst im Nachhinein festgestellt wird
Geschäftsführer und Vorstände, die sich auf Zertifizierungs- oder Überwachungsaudits vorbereiten und die Gewissheit haben möchten, dass das Qualitätsmanagementsystem tatsächlich funktioniert und nicht nur auf dem Papier existiert
Unternehmen mit mehreren Standorten, die ihr Qualitätsmanagement standortübergreifend vereinheitlichen, ohne dabei die lokalen Prozessdetails aus den Augen zu verlieren
Organisationen, die integrierte Managementsysteme aufbauen – ISO 9001 als Grundlage, auf der ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 27001 aufbauen
So sieht es in der Realität aus.
Jedes Dokument. Jeder Eintrag. Jede Klausel.
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ ordnet Ihre Dokumentation direkt den Anforderungen der Norm ISO 9001 zu – sodass die Nachweise bereits vorliegen, wenn Ihre Auditoren eintreffen.
In die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ integriert ist Nicole®, Ihr Support-Team, das Sie bei der Umsetzung Ihrer ISO 9001-Anforderungen unterstützt.
Zwar wurde Nicole® AI von Speeki für die Norm ISO 9001 optimiert, doch ist Speeki keine keine direkte Beratung oder Empfehlungen zur Entwicklung Ihres konkreten Managementsystems.
Wir wahren unsere Unabhängigkeit als Technologieanbieter und Prüfer jederzeit.
Verknüpfung von Compliance und Qualitätssicherung.
Wenn Sie die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ zur Verwaltung Ihrer ISO 9001-Zertifizierung nutzen, ist dies kein Projekt mehr, auf das Sie sich vorbereiten müssen, sondern wird zu einem Standard, nach dem Sie ganz selbstverständlich handeln – dokumentiert, gesichert und kontinuierlich verbessert.