Ihr Whistleblowing-System ist nur so stark wie das Vertrauen, das ihm zugrunde liegt, und die Unterlagen, die dies belegen.
Die Speeki Engage® | ESG- und Nachhaltigkeits-Assurance-Plattform bietet Unternehmen eine speziell entwickelte Lösung zur Umsetzung, Verwaltung und Nachweise der Einhaltung der Norm ISO 37002 – dem internationalen Standard für Whistleblowing-Managementsysteme – mit integrierter Assurance, wann immer Sie diese benötigen.
Scott Lane, Geschäftsführer und Gründer sowie leitender Auditor
Was ist ISO 37002 und warum ist sie wichtig?
ISO 37002 ist die internationale Norm für Whistleblowing-Managementsysteme, die von der Internationalen Organisation für Normung veröffentlicht wurde. Sie bietet Organisationen einen strukturierten Rahmen für die Entgegennahme, Bewertung und Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen – von Richtlinien und Kanälen, die zur Meldung ermutigen, bis hin zu Prozessen, die Hinweisgeber schützen und sicherstellen, dass Meldungen fair, vertraulich und effektiv bearbeitet werden.
Im Gegensatz zu einer einfachen Hotline oder einem Meldesystem verlangt die Norm ISO 37002 von Organisationen, ein umfassendes Managementsystem rund um das Thema Whistleblowing aufzubauen – ein System, das geregelt, dokumentiert, überwacht und kontinuierlich verbessert wird. Die Norm gilt für Organisationen jeder Größe, Branche und Region und wird von Aufsichtsbehörden, Investoren und Partnern in der Lieferkette zunehmend als Maßstab dafür herangezogen, wie ein glaubwürdiges Whistleblowing-Programm aussehen sollte.
Die Herausforderung der Dokumentation
Die meisten Organisationen verfügen über eine Whistleblowing-Richtlinie. Weitaus weniger verfügen jedoch über ein Whistleblowing-Managementsystem. Genau in dieser Lücke scheitert die Einhaltung der Norm ISO 37002, und genau hier sind Organisationen am stärksten gefährdet.
Der Aufbau eines vorschriftsmäßigen Whistleblowing-Managementsystems erfordert weit mehr als nur ein Richtliniendokument und die Nummer einer externen Hotline. Die Norm ISO 37002 verlangt dokumentierte Nachweise für jede Phase des Whistleblowing-Lebenszyklus – von der Kommunikation über die Meldewege und dem Schutz der Hinweisgeber bis hin zur Einstufung, Untersuchung, Klärung und Überprüfung der Fälle. Ohne eine Plattform zur Organisation und Pflege dieser Dokumentation bleiben Unternehmen mit fragmentierten Aufzeichnungen, unklaren Zuständigkeiten und ohne zuverlässige Möglichkeit zurück, nachzuweisen, dass ihr System wie vorgesehen funktioniert.
Die häufigsten Mängel bei der Dokumentation in Whistleblowing-Programmen:
Es gibt zwar Richtlinien, diese wurden jedoch weder überprüft noch aktualisiert oder offiziell erneut genehmigt.
Die Maßnahmen zur Barrierefreiheit und Sensibilisierung sind nicht dokumentiert
Die Aufzeichnungen zur Fallbearbeitung sind uneinheitlich, unvollständig oder werden in den falschen Systemen geführt.
Verpflichtungen zum Schutz von Journalisten werden zwar bekräftigt, aber nie überprüft oder nachgewiesen
Managementbesprechungen finden informell statt, ohne dass Ergebnisse protokolliert werden
Eine interne Prüfung des Hinweisgebungssystems findet nicht statt oder ist nicht dokumentiert
Jedes Unternehmen, das über eine Whistleblowing-Hotline verfügt, muss auch über ein entsprechendes System verfügen. Speeki Engage bietet genau dieses System.
Whistleblowing ist ein System. Es ist keine Hotline und auch keine coole App. Es ist ein System. Die Speeki Engage-Plattform unterstützt die Norm ISO 37002 und hilft Ihnen dabei, Ihr Whistleblowing-System zu verwalten und zu dokumentieren.
Ihre Mitarbeiter müssen darauf vertrauen können, dass es etwas bewirkt, wenn sie sich zu Wort melden. Die Nutzung des Systems liefert den Beweis – und untermauert dieses Versprechen.
Whistleblowing ist der Bereich, in dem die Integrität einer Organisation in der Praxis auf die Probe gestellt wird. Eine Richtlinie auf dem Papier, eine Hotline-Nummer auf einem Plakat und ein Posteingang, den jemand gelegentlich überprüft, sind kein Whistleblowing-Managementsystem – und sie werden weder Aufsichtsbehörden noch Investoren oder Wirtschaftsprüfer zufriedenstellen, die wissen, wie ein gutes System aussieht. Die Norm ISO 37002 legt fest, welche Anforderungen ein glaubwürdiges, steuerbares und unabhängig überprüfbares Whistleblowing-Programm erfüllen muss. Speeki Engage erfüllt diese Anforderungen – indem es jede Anforderung strukturiert, jede Verpflichtung dokumentiert und Ihr Compliance-Programm direkt mit erfahrenen Auditoren verknüpft, die bestätigen können, dass es funktioniert.
So verwaltet die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ Ihr ISO 37002-Programm
Verwaltung der ISO 37002-Dokumentation in der Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ orientiert sich an den Anforderungen der Norm ISO 37002 und ordnet jede Funktion direkt den Vorgaben zu, die Organisationen gemäß dieser Norm dokumentieren, pflegen und nachweisen müssen. Jeder Datensatz ist mit einem Zeitstempel versehen, zugeordnet, versionsverwaltet und abrufbar. So erhalten Sie eine vollständige, klauselweise gegliederte Nachweisbasis, die Auditoren überzeugt und einer genauen Prüfung standhält.
Stets bereit für die Prüfung – und im Kontakt mit Ihren Wirtschaftsprüfern
Ein Whistleblowing-Managementsystem sollte niemals dazu führen, dass vor einem Audit in letzter Minute hektisch Unterlagen zusammengetragen werden müssen. Wenn Ihr ISO 37002-Programm kontinuierlich über die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ verwaltet wird, ist die Auditbereitschaft ein dauerhafter Zustand und keine einmalige Vorbereitungsmaßnahme. Jede Richtlinie ist auf dem neuesten Stand, jede Fallakte ist vollständig, jedes Schulungsprotokoll ist aktuell und jeder nach Klauseln zugeordnete Nachweis befindet sich genau dort, wo ein Auditor ihn erwartet.
Für Unternehmen, die Speeki als ihren Audit-Anbieter beauftragen, beseitigt die Plattform jegliche Reibungsverluste in der Audit-Beziehung vollständig. Ihr Speeki-Audit-Team arbeitet in derselben Umgebung, prüft Unterlagen, macht Anmerkungen, gibt Feststellungen bekannt und verfolgt Korrekturmaßnahmen in Echtzeit – ganz ohne Datenexporte, Dokumentenportale oder parallele E-Mail-Verläufe. Es gibt keinen Übergangspunkt, an dem Ihre Compliance-Arbeit endet und die Audit-Vorbereitung beginnt. Es handelt sich um denselben kontinuierlichen Prozess, an ein und demselben Ort, der für dieselben Personen einsehbar ist.
Für Rezertifizierungszyklen und Überwachungsaudits ist Ihre gesamte Audit-Historie – frühere Feststellungen, ergriffene Korrekturmaßnahmen und Aufzeichnungen zur Managementbewertung – bereits erfasst und abrufbar. Ihre Auditoren, Ihr Compliance-Team und Ihre Führungskräfte erhalten alle denselben lückenlosen Überblick darüber, wie sich Ihr Whistleblowing-Managementsystem im Laufe der Zeit bewährt und verbessert hat.
Bei der ISO 37002 geht es nicht darum, einen Meldekanal zu haben. Es geht darum, über ein funktionierendes System zu verfügen und dies nachweisen zu können.
In die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ ist Nicole® AI integriert – Ihr Support-Team, das Sie dabei unterstützt, die Anforderungen der Norm ISO 37002 umzusetzen und sich auf ein Audit vorzubereiten.
Verknüpfung von Compliance und Qualitätssicherung
Durch den Einsatz der Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ zur Verwaltung Ihrer ISO 37002-Konformität und -Zertifizierung wird dies nicht länger ein Projekt, auf das Sie sich vorbereiten müssen, sondern zu einem Standard, nach dem Sie ganz selbstverständlich handeln – dokumentiert, gesichert und kontinuierlich verbessert.
