Ihr Whistleblowing-System ist nur so stark wie das Vertrauen, das ihm zugrunde liegt, und die Unterlagen, die dies belegen.
Speeki Engage® | Die ESG- und Nachhaltigkeits-Assurance-Plattform bietet Unternehmen eine speziell entwickelte Lösung zur Umsetzung, Verwaltung und Nachweise der Einhaltung der Norm ISO 37002 – dem internationalen Standard für Whistleblowing-Managementsysteme – mit integrierter Assurance, wann immer Sie diese benötigen.
Scott Lane, Geschäftsführer und Gründer sowie leitender Auditor
Was ist ISO 37002 und warum ist sie wichtig?
ISO 37002 ist die internationale Norm für Whistleblowing-Managementsysteme, die von der Internationalen Organisation für Normung veröffentlicht wurde. Sie bietet Organisationen einen strukturierten Rahmen für die Entgegennahme, Bewertung und Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen – von Richtlinien und Kanälen, die zur Meldung ermutigen, bis hin zu Prozessen, die Hinweisgeber schützen und sicherstellen, dass Meldungen fair, vertraulich und effektiv behandelt werden.
Im Gegensatz zu einer einfachen Hotline oder einem einfachen Meldesystem verlangt die Norm ISO 37002 von Organisationen, ein umfassendes Managementsystem für die Meldung von Missständen aufzubauen – ein System, das geregelt, dokumentiert, überwacht und kontinuierlich verbessert wird. Die Norm gilt für Organisationen jeder Größe, Branche und Region und wird von Aufsichtsbehörden, Investoren und Partnern in der Lieferkette zunehmend als Maßstab dafür herangezogen, wie ein glaubwürdiges Whistleblowing-Programm aussehen sollte.
Die Herausforderung der Dokumentation
Die meisten Organisationen verfügen über eine Whistleblowing-Richtlinie. Weitaus weniger verfügen jedoch über ein Whistleblowing-Managementsystem. Genau in dieser Lücke scheitert die Einhaltung der Norm ISO 37002, und genau hier sind Organisationen am stärksten gefährdet.
Der Aufbau eines konformen Whistleblowing-Managementsystems erfordert weit mehr als nur ein Richtliniendokument und die Nummer einer externen Hotline. ISO 37002 verlangt dokumentierte Nachweise für jede Phase des Whistleblowing-Lebenszyklus – von der Kommunikation über Ihre Kanäle und dem Schutz der Hinweisgeber bis hin zur Triage, Untersuchung, Lösung und Überprüfung von Fällen. Ohne eine Plattform zur Organisation und Pflege dieser Dokumentation bleiben Unternehmen mit fragmentierten Aufzeichnungen, unklaren Verantwortlichkeiten und ohne zuverlässige Möglichkeit zurück, nachzuweisen, dass ihr System wie vorgesehen funktioniert.
Die häufigsten Mängel bei der Dokumentation in Whistleblowing-Programmen:
Es gibt zwar Richtlinien, diese wurden jedoch weder überprüft noch aktualisiert oder offiziell erneut genehmigt
Die Maßnahmen zur Barrierefreiheit und Sensibilisierung sind nicht dokumentiert
Die Aufzeichnungen zur Fallbearbeitung sind uneinheitlich, unvollständig oder werden in den falschen Systemen geführt
Verpflichtungen zum Schutz von Journalisten werden zwar bekräftigt, aber nie überprüft oder nachgewiesen
Managementbesprechungen finden informell statt, ohne dass Ergebnisse protokolliert werden
Eine interne Prüfung des Hinweisgebungssystems findet nicht statt oder ist nicht dokumentiert
Ihre Mitarbeiter müssen darauf vertrauen können, dass es etwas bewirkt, wenn sie sich zu Wort melden. Die Nutzung des Systems liefert den Beweis – und untermauert dieses Versprechen.
Im Bereich der Whistleblowing-Meldungen wird die Integrität einer Organisation in der Praxis auf die Probe gestellt. Eine Richtlinie auf dem Papier, eine Hotline-Nummer auf einem Plakat und ein Posteingang, den jemand gelegentlich überprüft, sind kein Whistleblowing-Managementsystem – und sie werden weder Aufsichtsbehörden noch Investoren oder Wirtschaftsprüfer zufriedenstellen, die wissen, wie ein gutes System aussieht. ISO 37002 legt den Standard fest, was ein glaubwürdiges, steuerbares und unabhängig überprüfbares Whistleblowing-Programm erfordert. Speeki Engage erfüllt diese Anforderungen – indem es jede Anforderung strukturiert, jede Verpflichtung dokumentiert und Ihr Compliance-Programm direkt mit erfahrenen Auditoren verknüpft, die bestätigen können, dass es funktioniert.
So verwaltet die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ Ihr ISO 37002-Programm
Verwaltung der ISO 37002-Dokumentation in der Speeki Engage® | ESG- und Nachhaltigkeits-Assurance-Plattform
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ orientiert sich an den Anforderungen der Norm ISO 37002 und ordnet jede Funktion direkt den Vorgaben zu, die Organisationen gemäß dieser Norm dokumentieren, pflegen und nachweisen müssen. Jeder Datensatz ist mit einem Zeitstempel versehen, zugeordnet, versionskontrolliert und abrufbar, sodass Sie über eine vollständige, klauselweise Nachweisdokumentation verfügen, die Auditoren überzeugt und einer genauen Prüfung standhält.
Immer bereit für die Prüfung – und in Verbindung mit Ihren Wirtschaftsprüfern
Ein Whistleblowing-Managementsystem sollte niemals dazu führen, dass vor einem Audit in letzter Minute hektisch Unterlagen zusammengetragen werden müssen. Wenn Ihr ISO 37002-Programm kontinuierlich über die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ verwaltet wird, ist die Audit-Bereitschaft ein permanenter Zustand und keine einmalige Vorbereitungsmaßnahme. Jede Richtlinie ist auf dem neuesten Stand, jede Fallakte ist vollständig, jedes Schulungsprotokoll ist aktuell, und jeder nach Klauseln geordnete Nachweis befindet sich genau dort, wo ein Auditor ihn erwartet.
Für Unternehmen, die Speeki als ihren Audit-Anbieter beauftragen, beseitigt die Plattform jegliche Reibungsverluste in der Audit-Beziehung. Ihr Speeki-Audit-Team arbeitet in derselben Umgebung, prüft Unterlagen, macht Anmerkungen, gibt Ergebnisse bekannt und verfolgt Korrekturmaßnahmen in Echtzeit – ganz ohne Datenexporte, Dokumentenportale oder parallele E-Mail-Verläufe. Es gibt keinen Übergangspunkt, an dem Ihre Compliance-Arbeit endet und die Audit-Vorbereitung beginnt. Es handelt sich um denselben kontinuierlichen Prozess, an ein und demselben Ort, der für dieselben Personen einsehbar ist.
Für Rezertifizierungszyklen und Überwachungsaudits ist Ihre gesamte Audit-Historie – frühere Feststellungen, ergriffene Korrekturmaßnahmen und Aufzeichnungen der Managementbewertung – bereits erfasst und abrufbar. Ihre Auditoren, Ihr Compliance-Team und Ihre Führungskräfte erhalten alle denselben lückenlosen Überblick darüber, wie sich Ihr Whistleblowing-Managementsystem im Laufe der Zeit bewährt und verbessert hat.
Bei der ISO 37002 geht es nicht darum, einen Meldekanal zu haben. Es geht darum, über ein funktionierendes System zu verfügen und dies nachweisen zu können.
In die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ ist „Nicole AI“ integriert – Ihr Support-Team, das Sie dabei unterstützt, Ihre Anforderungen gemäß ISO 37002 zu erfüllen und sich auf ein Audit vorzubereiten.
Compliance und Qualitätssicherung miteinander verknüpfen.
Mit der Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ wird die Verwaltung Ihrer ISO 37002-Konformität und -Sicherung nicht mehr zu einem Projekt, auf das Sie sich vorbereiten müssen, sondern zu einem Standard, nach dem Sie ganz selbstverständlich handeln – dokumentiert, gesichert und unter ständiger Verbesserung.
