Eine Zertifizierung im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz erfordert mehr als nur gute Absichten – sie erfordert dokumentierte Nachweise.
Speeki Engage® | Die ESG- und Nachhaltigkeits-Assurance-Plattform bietet Unternehmen eine speziell entwickelte Lösung zur Umsetzung, Dokumentation und Aufrechterhaltung der Konformität mit ISO 45001:2018 – der internationalen Norm für Managementsysteme für Arbeitsschutz – einschließlich einer integrierten akkreditierten Zertifizierung, sobald Sie dazu bereit sind.
Scott Lane, Geschäftsführer und Gründer sowie leitender Auditor
Was ist ISO 45001 und warum ist sie wichtig?
ISO 45001:2018 ist die internationale Norm für Managementsysteme für Arbeitsschutz, die von der Internationalen Organisation für Normung veröffentlicht wurde. Sie bietet Organisationen einen strukturierten, risikobasierten Rahmen, um Gefahren zu beseitigen, Arbeitsschutzrisiken zu mindern, Chancen im Bereich Arbeitsschutz zu nutzen und Nichtkonformitäten zu beheben – und zwar innerhalb eines Managementsystems, das gesteuert, dokumentiert, überwacht und kontinuierlich verbessert wird.
Eine Zertifizierung belegt gegenüber Aufsichtsbehörden, Versicherern, Mitarbeitern, Kunden und Partnern in der Lieferkette, dass Ihr Unternehmen Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz systematisch – und nicht nur reaktiv – verwaltet und dass eine unabhängige, akkreditierte Zertifizierungsstelle diese Aussage überprüft hat.
Die Herausforderung der Dokumentation
ISO 45001 ist eine der dokumentationsintensivsten Normen für Managementsysteme innerhalb der ISO-Familie. Jeder Abschnitt enthält konkrete Anforderungen an dokumentierte Informationen – von der Gefahrenermittlung und den Risikobewertungen, auf denen Ihre Kontrollmaßnahmen basieren, über die Kompetenznachweise, die belegen, dass Ihre Mitarbeiter für die von ihnen ausgeführten Tätigkeiten qualifiziert sind, bis hin zu den Nachweisen, die zeigen, dass Ihr Managementsystem aktiv überwacht und verbessert wird.
Die meisten Organisationen, die Schwierigkeiten mit der Zertifizierung nach ISO 45001 haben oder bei Überwachungsaudits Beanstandungen erhalten, verfügen nicht über unsichere Arbeitsplätze. Vielmehr sind ihre Managementsysteme unzureichend dokumentiert. Die Diskrepanz zwischen der tatsächlichen Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen in einer Organisation und der Fähigkeit, diese Umsetzung nachzuweisen, wird durch die Ergebnisse der Audits deutlich.
Die häufigsten Mängel bei der Dokumentation in Arbeitsschutzmanagementsystemen:
Gefahren werden zwar ermittelt, jedoch nicht systematisch dokumentiert oder mit Risikokontrollmaßnahmen verknüpft
Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften wird informell überwacht, ohne dass es ein strukturiertes Verzeichnis oder einen Überprüfungszyklus gibt
Kompetenz- und Schulungsunterlagen werden in HR-Systemen gespeichert, die für Prüfungszwecke nicht zugänglich oder nicht entsprechend strukturiert sind
Vorfälle und Beinaheunfälle werden erfasst, doch die Ergebnisse der Untersuchungen und die Korrekturmaßnahmen werden nicht bis zum Abschluss dokumentiert
Es fehlen Aufzeichnungen über Konsultationen und Beteiligung – ein konkreter und häufig genannter Nichtkonformitätspunkt gemäß Abschnitt 5.4
Es gibt zwar interne Prüfprogramme auf dem Papier, doch werden die Ergebnisse und Korrekturmaßnahmen nicht systematisch nachverfolgt
Es finden zwar Managementbesprechungen statt, aber Inputs, Outputs und Entscheidungen werden nicht offiziell dokumentiert
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ orientiert sich an den Anforderungen der Norm ISO 45001:2018 und ordnet jede Funktion direkt den Anforderungen zu, die die Norm an Organisationen hinsichtlich Dokumentation, Pflege und Nachweis stellt.
Jeder Datensatz ist mit einem Zeitstempel versehen, zugeordnet, versionsverwaltet und abrufbar – so erhalten Sie eine vollständige, auf die einzelnen Klauseln abgestimmte Beweisgrundlage, die den Anforderungen der Prüfer gerecht wird.
So verwaltet die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ Ihr ISO 45001-Programm
Verwaltung der ISO 45001-Dokumentation in der Speeki Engage® | ESG- und Nachhaltigkeits-Assurance-Plattform
Die Zertifizierung nach ISO 45001 ist der international anerkannte Nachweis dafür, dass Ihr Unternehmen Arbeitsschutz systematisch verwaltet, Gefahren identifiziert, Risiken kontrolliert, Verpflichtungen erfüllt und die Leistung kontinuierlich verbessert. Eine Zertifizierung ist jedoch nur dann glaubwürdig, wenn das dahinterstehende Managementsystem tatsächlich dokumentiert, aktiv gesteuert und unabhängig überprüft wird. Die Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance-Plattform bietet genau das – sie strukturiert alle Anforderungen der ISO 45001:2018, verwaltet alle auf die Klauseln abgestimmten Aufzeichnungen und verbindet Ihr Arbeitsschutzmanagementsystem direkt mit den akkreditierten Auditoren, die bestätigen können, dass es die Norm erfüllt.
Immer bereit für die Prüfung – und in Verbindung mit Ihren Wirtschaftsprüfern
Audits des Arbeitsschutzmanagementsystems – sei es bei der Erstzertifizierung, der Überwachungsprüfung oder der Rezertifizierung – verlaufen nur dann reibungslos, wenn die zugrunde liegende Dokumentation auf dem neuesten Stand ist. Wenn Ihr ISO 45001-Programm kontinuierlich über die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ verwaltet wird, ist die Auditbereitschaft ein dauerhafter Zustand und kein kurzfristiger Vorbereitungssprint. Jedes Gefahrenregister ist aktuell, jede gesetzliche Verpflichtung wird nachverfolgt, jede Kompetenzaufzeichnung ist auf dem neuesten Stand, und jeder nach Klauseln zugeordnete Nachweis befindet sich genau dort, wo ein Auditor ihn erwartet.
Für Unternehmen, die Speeki als Zertifizierungsstelle beauftragen, sorgt die Plattform für einen reibungslosen Ablauf der Audit-Beziehung. Ihr Speeki-Audit-Team arbeitet in derselben Umgebung, prüft Unterlagen, macht Anmerkungen, erstellt Feststellungen und verfolgt Korrekturmaßnahmen in Echtzeit – ganz ohne separate Dokumentenportale, Datenexporte oder E-Mail-Verläufe. Es gibt keinen Übergang zwischen Compliance-Management und Audit-Vorbereitung. Es handelt sich um denselben durchgängigen Prozess, der an einem Ort stattfindet und für dieselben Personen einsehbar ist.
Speeki Engage® | Die Plattform für ESG- und Nachhaltigkeitssicherung unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung, Dokumentation und Zertifizierung ihres Arbeitsschutzmanagementsystems nach ISO 45001:2018.
In die Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ ist „Nicole Ai“ integriert – Ihr Support-Team, das Sie bei der Umsetzung der Anforderungen der ISO 45001 unterstützt. „Nicole Ai“ wurde von Speeki in den allgemeinen Grundlagen der ISO 45001 und im Management eines Arbeitsschutzmanagementsystems geschult. Im Rahmen dieser Schulung bietet Speeki jedoch keine direkte Beratung zu Ihrem Arbeitsschutzmanagementsystem an.
Selbstverständlich bietet Speeki darüber hinaus auch die Zertifizierung Ihres Managementsystems nach ISO 45001 an. Es steht Ihnen natürlich frei, einen beliebigen Zertifizierungsdienstleister mit der Begutachtung Ihres Systems zu beauftragen.
Die Entscheidung für Speeki als Assurance-Anbieter bietet keinen Preisvorteil, da Sie die von Speeki bereitgestellte Plattform nutzen.
Compliance und Qualitätssicherung miteinander verknüpfen.
Mit der Plattform „Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance“ wird die Verwaltung Ihrer ISO 45001-Konformität und -Zertifizierung nicht mehr zu einem Projekt, auf das Sie sich vorbereiten müssen, sondern zu einem Standard, den Sie ganz selbstverständlich einhalten – dokumentiert, gesichert und unter ständiger Verbesserung.
