Für eine Zertifizierung im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz reichen gute Absichten nicht aus – es bedarf dokumentierter Nachweise.
Die Speeki Engage® | ESG- und Nachhaltigkeits-Assurance-Plattform bietet Unternehmen eine speziell entwickelte Lösung zur Umsetzung, Dokumentation und Aufrechterhaltung der Konformität mit der Norm ISO 45001:2018 – dem internationalen Standard für Managementsysteme für Arbeitsschutz – mit integrierter Zertifizierung, sobald Sie dazu bereit sind.
Scott Lane, Geschäftsführer und Gründer sowie leitender Auditor
Was ist ISO 45001 und warum ist sie wichtig?
ISO 45001:2018 ist die internationale Norm für Managementsysteme für Arbeitsschutz, die von der Internationalen Organisation für Normung veröffentlicht wurde. Sie bietet Organisationen einen strukturierten, risikobasierten Rahmen, um Gefahren zu beseitigen, Arbeitsschutzrisiken zu verringern, Chancen im Bereich Arbeitsschutz zu nutzen und Nichtkonformitäten zu beheben – und zwar im Rahmen eines Managementsystems, das gesteuert, dokumentiert, überwacht und kontinuierlich verbessert wird.
Eine Zertifizierung belegt gegenüber Aufsichtsbehörden, Versicherern, Mitarbeitern, Kunden und Partnern in der Lieferkette, dass Ihr Unternehmen das Thema Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz systematisch – und nicht nur reaktiv – handhabt und dass eine unabhängige Zertifizierungsstelle diese Aussage überprüft hat.
Die Herausforderung der Dokumentation
ISO 45001 ist eine der dokumentationsintensivsten Normen für Managementsysteme innerhalb der ISO-Familie. Jeder Abschnitt enthält explizite Anforderungen an dokumentierte Informationen – von der Gefahrenermittlung und den Risikobewertungen, die Ihren Kontrollmaßnahmen zugrunde liegen, über die Kompetenznachweise, die belegen, dass Ihre Mitarbeiter für die von ihnen ausgeführten Tätigkeiten qualifiziert sind, bis hin zu den Nachweisen, die zeigen, dass Ihr Managementsystem aktiv überwacht und verbessert wird.
Die meisten Organisationen, die Schwierigkeiten mit der Zertifizierung nach ISO 45001 haben oder bei Überwachungsaudits Beanstandungen erhalten, verfügen nicht über unsichere Arbeitsplätze. Vielmehr sind ihre Managementsysteme unzureichend dokumentiert. Die Diskrepanz zwischen der tatsächlichen Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen in einer Organisation und der Fähigkeit, diese Umsetzung nachzuweisen, wird durch die Ergebnisse der Audits deutlich.
Die häufigsten Mängel bei der Dokumentation in Arbeitsschutzmanagementsystemen:
Gefahren werden zwar ermittelt, jedoch nicht systematisch dokumentiert oder mit Risikokontrollmaßnahmen verknüpft
Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften wird informell überwacht, ohne dass es ein strukturiertes Verzeichnis oder einen Überprüfungszyklus gibt
Kompetenz- und Schulungsunterlagen werden in HR-Systemen gespeichert, die für Prüfungszwecke nicht zugänglich oder nicht entsprechend strukturiert sind
Vorfälle und Beinaheunfälle werden erfasst, doch die Ergebnisse der Untersuchungen und die Korrekturmaßnahmen werden nicht bis zum Abschluss dokumentiert
Es fehlen Aufzeichnungen über Konsultationen und Beteiligung – ein konkreter und häufig genannter Nichtkonformitätspunkt gemäß Abschnitt 5.4
Interne Prüfungsprogramme existieren zwar auf dem Papier, doch werden die Ergebnisse und Korrekturmaßnahmen nicht systematisch nachverfolgt.
Es finden Managementbesprechungen statt, aber Inputs, Outputs und Entscheidungen werden nicht formell festgehalten.
Wenn Sie eine Zertifizierung für Ihr System anstreben, benötigen Sie eine Lösung, mit der Sie die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und sich auf ein Audit vorbereiten können.
Speeki Engage ist die Plattform, mit der Sie die Einhaltung der Norm ISO 45001 an einem zentralen, sicheren Ort online verwalten können.
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ orientiert sich an den Anforderungen der Norm ISO 45001:2018 und ordnet jede Funktion direkt den Anforderungen zu, die die Norm an Organisationen hinsichtlich der Dokumentation, Pflege und Nachweise stellt.
Jeder Datensatz ist mit einem Zeitstempel versehen, zugeordnet, versionsverwaltet und abrufbar – so erhalten Sie eine vollständige, auf die einzelnen Klauseln abgestimmte Nachweisbasis, die den Anforderungen der Prüfer gerecht wird.
So verwaltet die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ Ihr ISO 45001-Programm
Verwaltung der ISO 45001-Dokumentation auf der Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“
Die Zertifizierung nach ISO 45001 ist der international anerkannte Nachweis dafür, dass Ihr Unternehmen den Arbeitsschutz systematisch verwaltet – dass Gefahren ermittelt, Risiken kontrolliert, Verpflichtungen erfüllt und die Leistung kontinuierlich verbessert werden. Eine Zertifizierung ist jedoch nur dann glaubwürdig, wenn das dahinterstehende Managementsystem tatsächlich dokumentiert, aktiv gesteuert und unabhängig überprüft wird. Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ bietet genau das – sie strukturiert alle Anforderungen der ISO 45001:2018, verwaltet alle auf die Klauseln abgestimmten Aufzeichnungen und verbindet Ihr Arbeitsschutzmanagementsystem direkt mit erfahrenen Auditoren, die bestätigen können, dass es die Norm erfüllt.
Stets bereit für die Prüfung – und im Kontakt mit Ihren Wirtschaftsprüfern
Audits des Arbeitsschutzmanagementsystems – sei es bei der Erstzertifizierung, bei Überwachungsaudits oder bei der Rezertifizierung – verlaufen nur dann reibungslos, wenn die zugrunde liegende Dokumentation auf dem neuesten Stand ist. Wenn Ihr ISO 45001-Programm kontinuierlich über die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ verwaltet wird, ist die Auditbereitschaft ein dauerhafter Zustand und kein kurzfristiger Vorbereitungssprint. Jedes Gefahrenregister ist auf dem neuesten Stand, jede gesetzliche Verpflichtung wird nachverfolgt, jede Kompetenzaufzeichnung ist aktuell und jeder nach Klauseln zugeordnete Nachweis befindet sich genau dort, wo ein Auditor ihn erwartet.
Für Unternehmen, die Speeki als Zertifizierungsstelle beauftragen, sorgt die Plattform für einen reibungslosen Ablauf der Audit-Beziehung. Ihr Speeki-Audit-Team arbeitet in derselben Umgebung, prüft Unterlagen, macht Anmerkungen, gibt Feststellungen bekannt und verfolgt Korrekturmaßnahmen in Echtzeit – ganz ohne separate Dokumentenportale, Datenexporte oder E-Mail-Verläufe. Es gibt keinen Übergang zwischen Compliance-Management und Audit-Vorbereitung. Beides ist Teil desselben kontinuierlichen Prozesses, der an einem Ort stattfindet und für dieselben Personen einsehbar ist.
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung, Dokumentation und Zertifizierung ihres Arbeitsschutzmanagementsystems nach ISO 45001:2018.
In die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ ist Nicole® AI integriert – Ihr Support-Team, das Sie bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen gemäß ISO 45001 unterstützt. Nicole® AI wurde von Speeki hinsichtlich der allgemeinen Elemente der Norm ISO 45001 und der Verwaltung eines Arbeitsschutzmanagementsystems geschult. Im Rahmen dieser Schulung bietet Speeki keine direkte Beratung zu Ihrem Arbeitsschutzmanagementsystem an.
Selbstverständlich bietet Speeki darüber hinaus auch die Zertifizierung Ihres Managementsystems nach ISO 45001 an. Es steht Ihnen natürlich frei, einen beliebigen Zertifizierungsdienstleister mit der Zertifizierung Ihres Systems zu beauftragen.
Die Entscheidung für Speeki als Assurance-Anbieter bietet keinen Preisvorteil, da Sie die von Speeki bereitgestellte Plattform nutzen.
Verknüpfung von Compliance und Qualitätssicherung
Der Einsatz der Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ zur Verwaltung Ihrer ISO 45001-Konformität und -Zertifizierung ist kein Projekt mehr, auf das Sie sich vorbereiten müssen, sondern wird zu einem Standard, nach dem Sie ganz selbstverständlich handeln – dokumentiert, gesichert und kontinuierlich verbessert.
