Compliance ist keine Abteilung. Es handelt sich um ein Managementsystem – und dies muss dokumentiert, gesteuert und zertifiziert werden, um dies nachzuweisen.
Die Speeki Engage® | ESG- und Nachhaltigkeits-Assurance-Plattform bietet Unternehmen eine speziell entwickelte Lösung zur Umsetzung, Dokumentation und Aufrechterhaltung der Konformität mit der Norm ISO 37301:2021, dem internationalen Standard für Compliance-Managementsysteme, mit integrierter Zertifizierung, sobald Sie dazu bereit sind.
Scott Lane, Geschäftsführer und Gründer sowie leitender Auditor
Was ist ISO 37301 und warum ist sie wichtig?
ISO 37301:2021 ist die internationale Norm für Compliance-Managementsysteme, die im April 2021 veröffentlicht wurde. Sie ersetzt die Norm ISO 19600 und legt Anforderungen für die Einrichtung, Entwicklung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Compliance-Managementsystems fest. Im Gegensatz zu ihrer Vorgängernorm ist ISO 37301 eine zertifizierbare Norm, nach der Organisationen ihr Compliance-Managementsystem von einer akkreditierten externen Zertifizierungsstelle (einschließlich Speeki) unabhängig überprüfen lassen können.
Die Norm ISO 37301 gilt für Organisationen jeder Größe, Branche und Region. Sie deckt die gesamte Bandbreite der Compliance-Verpflichtungen – gesetzliche und behördliche Anforderungen, Branchenkodizes, Normen, vertragliche Verpflichtungen und ethische Erwartungen – innerhalb eines einzigen, integrierten Managementsystems ab.
Eine Zertifizierung belegt gegenüber Aufsichtsbehörden, Investoren, Geschäftspartnern und anderen Interessengruppen, dass Ihr Unternehmen Compliance-Verpflichtungen systematisch und nicht reaktiv umsetzt und dass eine unabhängige, akkreditierte Zertifizierungsstelle diese Aussage überprüft hat.
Die Herausforderung der Dokumentation
Die Norm ISO 37301 basiert auf der harmonisierten ISO-Struktur, was bedeutet, dass sie denselben übergeordneten Rahmen wie die Normen ISO 14001, ISO 45001 und ISO 27001 aufweist. Diese Einheitlichkeit ist wertvoll, bedeutet aber auch, dass die Norm ISO 37301 denselben Dokumentationsaufwand erfordert wie diese Normen, der sich auf den gesamten Umfang der Compliance-Verpflichtungen einer Organisation erstreckt.
Die meisten Organisationen verfügen über Compliance-Programme. Weitaus weniger verfügen jedoch über Compliance-Managementsysteme. Genau dieser Unterschied ist Gegenstand der Zertifizierung nach ISO 37301 und genau hier liegen die Schwachstellen undokumentierter, informell verwalteter Programme, wenn ein Auditor vor Ort ist.
Die häufigsten Mängel bei der Dokumentation in Compliance-Management-Programmen:
Die Compliance-Verpflichtungen sind zwar bekannt, werden jedoch nicht systematisch erfasst, kategorisiert oder überprüft
Es gibt Risikobewertungen für einzelne Compliance-Bereiche, diese werden jedoch nicht in einem strukturierten, integrierten Verzeichnis geführt
Es gibt zwar Richtlinien und Verfahren, jedoch fehlen aktuelle Genehmigungsunterlagen, eine Versionskontrolle oder Nachweise über die Kommunikation.
Schulungsunterlagen werden in HR-Systemen gespeichert, die nicht für Audits ausgelegt sind – ohne dokumentierten Zusammenhang zwischen Schulungsinhalten, Compliance-Verpflichtungen und rollenbasierten Risiken
Die Kontrollmaßnahmen werden zwar umgesetzt, jedoch nicht so dokumentiert, dass ein Zusammenhang zu den damit verbundenen Verpflichtungen und Risiken erkennbar ist
Eine interne Prüfung des Compliance-Managementsystems findet nicht statt, erfolgt unregelmäßig oder ist nicht dokumentiert
Die Managementüberprüfungen des CMS finden informell statt, ohne dass Eingaben, Ergebnisse oder Entscheidungen protokolliert werden.
Speeki Engage ist die Technologielösung für das Management und die Zertifizierung nach ISO 37301.
Richten Sie Ihr Compliance-Managementsystem direkt auf der Speeki Engage-Plattform ein.
Speeki Engage ist die Lösung zur Verwaltung Ihrer Konformität mit der Norm ISO 37301.
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ orientiert sich an den Anforderungen der Norm ISO 37301:2021 und ordnet jede Funktion direkt den Anforderungen zu, die die Norm an Organisationen hinsichtlich der Dokumentation, Pflege und Nachweise stellt.
Jeder Datensatz ist mit einem Zeitstempel versehen, zugeordnet, versionsverwaltet und abrufbar – so erhalten Sie eine vollständige, auf die einzelnen Klauseln abgestimmte Nachweisbasis, die den Anforderungen der Prüfer gerecht wird.
So verwaltet die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ Ihr ISO 37301-Programm
Verwaltung der ISO 37301-Dokumentation auf der Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“
Die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ orientiert sich an den Anforderungen der Norm ISO 37301:2021 und ordnet jede Funktion direkt den Anforderungen zu, die die Norm an Organisationen hinsichtlich der Dokumentation, Pflege und Nachweise stellt. Jeder Datensatz ist mit einem Zeitstempel versehen, zugeordnet, versionsverwaltet und abrufbar. So erhalten Sie eine vollständige, auf die einzelnen Klauseln abgestimmte Nachweisdokumentation, die die Anforderungen der Auditoren erfüllt und das Vertrauen in die Zertifizierung nachhaltig stärkt.
Stets bereit für die Prüfung – und im Kontakt mit Ihren Wirtschaftsprüfern
Audits des Compliance-Managementsystems – sei es bei der Erstzertifizierung, bei Überwachungsaudits oder bei der Rezertifizierung – verlaufen nur dann reibungslos, wenn die zugrunde liegende Dokumentation ordnungsgemäß ist. Wenn Ihr ISO 37301-Programm kontinuierlich über die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ verwaltet wird, ist die Auditbereitschaft stets gewährleistet. Jede Verpflichtung wird erfasst, jedes Risiko bewertet, jede Kontrollmaßnahme dokumentiert und jeder nach Klauseln zugeordnete Nachweis befindet sich genau dort, wo ein Auditor ihn erwartet.
Für Unternehmen, die Speeki als Zertifizierungsstelle beauftragen, sorgt die Plattform für einen reibungslosen Ablauf der Audit-Beziehung. Ihr Speeki-Audit-Team arbeitet in derselben Umgebung, prüft Unterlagen, macht Anmerkungen, gibt Feststellungen bekannt und verfolgt Korrekturmaßnahmen in Echtzeit – ganz ohne separate Dokumentenportale, Datenexporte oder E-Mail-Verläufe. Es gibt keinen Übergang zwischen Compliance-Management und Audit-Vorbereitung. Beides ist Teil desselben kontinuierlichen Prozesses, der an einem Ort stattfindet und für dieselben Personen einsehbar ist.
Für Organisationen, die mehrere Compliance-Rahmenwerke gleichzeitig verwalten – beispielsweise durch die Kombination von ISO 37301 mit ISO 37001 (Korruptionsbekämpfung), ISO 37002 (Whistleblowing), ISO 31000 (Risikomanagement) oder ESG-Prüfungsverpflichtungen –, hilft die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ dabei, Doppelarbeit zu vermeiden, gemeinsame Nachweise über verschiedene Rahmenwerke hinweg abzubilden und eine einheitliche, überprüfbare Compliance-Architektur für alle Rahmenwerke aufrechtzuerhalten.
Wenn Ihr Compliance-Managementsystem auf der Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ läuft, kommen Ihre Auditoren nicht, um Ihr Programm zu prüfen. Sie kommen, um zu bestätigen, was die Plattform bereits anzeigt.
In die Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ ist Nicole® AI integriert – Ihr Support-Team, das Sie bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen gemäß ISO 37301 unterstützt. Nicole® AI wurde von Speeki hinsichtlich der allgemeinen Elemente der Norm ISO 37301 und der Verwaltung eines CMS geschult. Im Rahmen dieser Schulung bietet Speeki jedoch keine direkte Beratung zu Ihrem CMS an.
Selbstverständlich bietet Speeki darüber hinaus auch die Zertifizierung Ihres Managementsystems nach ISO 37301 an. Es steht Ihnen natürlich frei, einen beliebigen Zertifizierungsdienstleister mit der Zertifizierung Ihres Systems zu beauftragen.
Die Entscheidung für Speeki als Assurance-Anbieter bietet keinen Preisvorteil, da Sie die von Speeki bereitgestellte Plattform nutzen.
Verknüpfung von Compliance und Qualitätssicherung
Durch den Einsatz der Plattform „Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance“ zur Verwaltung Ihrer ISO 37301-Konformität und -Zertifizierung wird dies nicht länger ein Projekt, auf das Sie sich vorbereiten müssen, sondern zu einem Standard, nach dem Sie ganz selbstverständlich handeln – dokumentiert, gesichert und kontinuierlich verbessert.