Programme de dénonciation : votre rôle en tant que cadre supérieur

Si vous êtes cadre supérieur dans une entreprise qui dispose d'un programme de dénonciation, vous avez un rôle à jouer et il est important que vous compreniez vos obligations.

Si vous n'êtes pas un cadre supérieur, mais que vous gérez le programme de dénonciation, ce document peut vous servir de guide de formation pour aider les cadres supérieurs à comprendre leur rôle.

Jusqu'à présent, peu d'éléments aidaient réellement les cadres supérieurs ou la direction à connaître leurs responsabilités spécifiques dans le cadre du programme de dénonciation de l'entreprise. Les cadres supérieurs et la direction se fiaient généralement à leur intuition et établissaient leurs propres priorités pour déterminer les ressources nécessaires au fonctionnement du programme. La bonne nouvelle, c'est que nous disposons désormais de lignes directrices spécifiques concernant le rôle des dirigeants dans le soutien au programme de dénonciation.

Utilisation des directives ISO relatives à la dénonciation

Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement adopté la norme internationale ISO 37002 – Systèmes de gestion des signalements – Lignes directrices (Lignes directrices ISO sur les signalements). Les Lignes directrices ISO sur les signalements sont disponibles et vous pouvez vous en procurer une copie sur lesite web de l'ISOde votre pays moyennant une somme modique.

Les lignes directrices ISO sur la dénonciation sont le premier guide complet destiné aux entreprises qui exploitent des systèmes de gestion des dénonciations. Elles fournissent des conseils aux organisations pour créer des systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Ces lignes directrices sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.

Que disent les lignes directrices ISO sur la dénonciation concernant le rôle des hauts dirigeants dans le programme de dénonciation ?

Les lignes directrices ISO fournissent des détails importants sur le rôle de la haute direction. Vous devez faire preuve de leadership et d'engagement en ce qui concerne le système de gestion des signalements en :

• veiller à ce que les objectifs de la politique de dénonciation et du système de gestion des dénonciations soient définis et compatibles avec les valeurs, les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisation
• approuvant la politique de dénonciation de l'organisation
• garantir l'accessibilité du système de gestion des signalements et encourager son utilisation
• assurer l'intégration des exigences du système de gestion des signalements dans les processus opérationnels de l'organisation, y compris les systèmes de gestion
• veiller à ce que les ressources nécessaires au système de gestion des signalements soient disponibles, adéquates, appropriées et déployées
• communiquer l'importance d'une gestion efficace des signalements et du respect des exigences du système de gestion des signalements mis en place par l'organisation
• communiquer la politique de dénonciation en interne et en externe
• veiller à ce que le système de gestion des signalements atteigne le ou les résultats escomptés
• diriger et soutenir les personnes afin qu'elles contribuent à l'efficacité du système de gestion des signalements
• promouvoir l'amélioration continue
• soutenir d'autres rôles pertinents afin de démontrer leur leadership dans leurs domaines de responsabilité respectifs
• s'engager à promouvoir et à mettre en pratique une culture d'expression et d'écoute au sein de l'organisation, par exemple en participant activement à des sessions de formation pertinentes pour le personnel et, avec leur consentement, en félicitant publiquement les lanceurs d'alerte de l'organisation
• veiller à ce que les lanceurs d'alerte et les autres personnes impliquées ne subissent aucun préjudice de la part de l'organisation en raison de leur dénonciation
• à intervalles réguliers, recevoir et examiner les rapports sur le fonctionnement et les performances du système de gestion des signalements
• garantir une enquête impartiale sur les faits signalés à l'aide du système, indépendamment de l'identité du lanceur d'alerte, de l'objet du signalement et des implications des problèmes identifiés.

Il s'agit d'une liste très exhaustive de mesures. Si vous débutez et appliquez cet ensemble de lignes directrices pour la première fois, il vous faudra peut-être un certain temps pour passer en revue chacun de ces éléments. Il existe clairement des obligations visant à garantir le bon fonctionnement du programme, sa disponibilité, sa notoriété auprès de tous et son évaluation et son amélioration. L'accent est également mis sur la nécessité de « mettre en pratique ce que l'on prêche » en développant une culture de la franchise au sein de l'organisation.

Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation stipulent également clairement que vous devez confier à la fonction de gestion des dénonciations la responsabilité et l'autorité nécessaires pour garantir que le système de gestion des dénonciations est conforme aux recommandations des lignes directrices ISO relatives à la dénonciation, et que la fonction de gestion des dénonciations doit vous rendre compte des performances du système.

Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez confier tout ou partie de la fonction de gestion des signalements à des personnes externes à l'organisation. Si vous le faites, vous devez vous assurer que des membres de l'organisation ont la responsabilité et l'autorité sur ces parties externes.

Les 20 questions essentielles que les cadres supérieurs doivent poser au sujet du programme de dénonciation

Voici les questions que vous devriez vous poser et poser aux responsables de votre programme de dénonciation.

1. La politique et le système de gestion des signalements ont-ils des objectifs clairement définis ? Ces objectifs sont-ils réalisables ? Sont-ils SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis) ?
2. Les objectifs convenus sont-ils compatibles avec les valeurs, les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisation ?
3. La direction générale a-t-elle approuvé la politique de dénonciation de l'organisation ?
4. Comment le système de gestion des signalements est-il accessible à tous, y compris aux personnes internes et externes ? Comment les fournisseurs et les partenaires peuvent-ils y accéder ?
5. Comment encourageons-nous les gens à utiliser le système ? Quels sont les avantages ou les incitations annoncés ?
6. Comment le système de gestion des signalements a-t-il été intégré dans les processus opérationnels, y compris les systèmes de gestion ? Une référence à ce système a-t-elle été incluse dans les communications, telles que les rapports annuels, les politiques, les formulaires d'intégration des ressources humaines, les contrats avec les fournisseurs et les messages contextuels dans les salles de réunion ?
7. Avez-vous autorisé suffisamment de ressources pour que le système de gestion des signalements soit disponible, adéquat, approprié et déployé ? Avez-vous pris en compte les congés avec les ressources humaines ? Avez-vous également autorisé le recours à des ressources externes lorsque cela est nécessaire pour aider aux enquêtes, à l'examen des documents, à l'élaboration de programmes ou à l'utilisation de technologies ?
8. Quelles mesures avez-vous prises pour communiquer l'importance du lancement d'alerte ? Cela a-t-il été communiqué à vos principales parties prenantes, notamment vos fournisseurs, vos clients et vos partenaires ?
9. Avez-vous demandé au système de fournir des rapports clairs et les avez-vous mis en correspondance avec les objectifs fixés ? Existe-t-il un système permettant d'évaluer la réalisation des objectifs et de comparer les résultats au fil du temps ? Les objectifs sont-ils régulièrement révisés ?
10. Dirigez-vous et soutenez-vous activement les personnes qui contribuent à l'efficacité du système de gestion des signalements ? Les rencontrez-vous régulièrement ? Vous rendent-elles compte ou rendent-elles compte à l'un de vos cadres ? Sont-elles correctement gérées, rémunérées et bénéficient-elles de conseils et de retours d'information ? Quelles incitations ou primes sont accordées pour encourager la performance ?
11. Quelles mesures prenez-vous pour vous assurer que le programme est continuellement amélioré ? Comment mesurez-vous les améliorations ? Comment communiquez-vous les objectifs d'amélioration à l'équipe ?
12. Comment avez-vous aidé les autres acteurs concernés à exercer leur leadership dans leurs domaines de responsabilité respectifs ? Avez-vous identifié les acteurs qui soutiendront le programme et qui doivent également être impliqués ? Sont-ils impliqués ? Avez-vous pris contact avec l'audit interne, les RH et d'autres groupes susceptibles d'influencer le développement du programme ?
13. Vous engagez-vous à promouvoir et à mettre en pratique une culture d'expression et d'écoute au sein de votre organisation ?
14. Avez-vous participé à des sessions de formation interne ?
15. Avez-vous publiquement salué le programme de dénonciation de l'organisation ?
16. Quelles mesures avez-vous prises pour garantir que les lanceurs d'alerte et les autres personnes impliquées ne subiront pas de représailles après avoir dénoncé des faits ?
17. Avez-vous mené des enquêtes pour savoir si les lanceurs d'alerte ou les journalistes ont subi des réactions négatives après avoir publié leurs informations ? Est-ce que quelqu'un qui a fait un signalement a quitté l'entreprise ? Est-ce que quelqu'un qui a fait un signalement a été victime de discrimination ? Vous êtes-vous assuré qu'il n'y avait pas de représailles moins évidentes (par exemple, rétrogradations, déménagements de bureau, restrictions de congés) ?
18. Recevez-vous et examinez-vous à intervalles réguliers des rapports sur le fonctionnement et les performances du système de gestion des signalements ? Avez-vous planifié ces examens et demandez-vous des comptes aux personnes concernées quant à leur réalisation et leur qualité ?
19. Quelles mesures avez-vous prises pour garantir que les faits signalés à l'aide du système fassent l'objet d'une enquête impartiale, indépendamment de l'identité du lanceur d'alerte, de l'objet du signalement et des implications des problèmes identifiés ?
20. Êtes-vous convaincu que la confidentialité, la protection de la vie privée et l'équité procédurale ont été respectées dans toutes les enquêtes ?

Pour les cadres supérieurs, si vous pouvez répondre à toutes ces questions, il y a de fortes chances que vous ayez rempli vos obligations en vertu des lignes directrices ISO sur la dénonciation et que vous soyez en bonne voie de mettre en place un programme de dénonciation complet et efficace.

Pour les responsables de programme, vous pourriez envisager, dans le cadre de vos fonctions, de demander à chacun de vos cadres supérieurs de confirmer chaque année leurs obligations, par exemple à l'aide d'un simple questionnaire.

Comment en savoir plus

Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation peuvent être achetées dans les boutiques ISO de chaque pays. Consultez lesite Web de l'ISOpour plus de détails.

Si vous souhaitez créer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils sur les directives ISO relatives à la dénonciation, veuillez nous contacterici.

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