舉報計劃：您作為高階主管的角色
若您身為某公司的高階主管，而該公司設有吹哨者保護計畫，您便肩負著特定職責，且必須清楚理解自身義務。
若您並非資深主管，但負責執行舉報計劃，本文件可作為培訓指南，協助高階管理人員理解其職責。
迄今為止，對於高階主管或頂層管理層而言，在公司吹哨者計畫的運作中，鮮少有實質指引能協助他們釐清具體職責。高階主管與頂層管理層在分配計畫運作資源時，通常僅憑直覺行事，並自行制定優先順序。值得慶幸的是，如今我們已針對頂層領導者在支持吹哨者計畫中的角色，制定了具體的指導方針。
採用ISO吹哨者指引
2021年底，國際標準化組織（ISO）正式頒布國際標準ISO 37002——《舉報管理體系指南》（ISO舉報指南）。該指南現已公開，您可透過所在國家的ISO網站支付少量費用取得副本。
ISO《吹哨者保護指南》是首部針對實施吹哨者管理系統企業的全面性指引。該指南提供建議，協助組織基於信任、公正與保護原則建立吹哨者管理系統。此指引具彈性適用性，其應用方式將因組織規模、性質、複雜程度及營運所屬司法管轄區而有所差異。
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ISO《吹哨者指引》對高層領導在吹哨者計畫中的角色有何規定？
ISO指南對最高管理層的角色有詳盡闡述。您應透過以下方式展現對舉報管理系統的領導力與承諾：
- 確保舉報政策與舉報管理系統的目標得以確立，且與組織的價值觀、目標及戰略方向相契合
- 批准該組織的舉報政策
- 確保舉報管理系統的可及性，並鼓勵其使用
- 確保將吹哨者管理系統的要求整合至組織的業務流程中，包括管理系統
- 確保舉報管理系統所需的資源可供使用、充足、適切且妥善部署
- 傳達有效舉報管理的重要性，以及遵守組織既定舉報管理系統要求之必要性
- 向內部及外部傳達舉報政策
- 確保舉報管理系統能達到預期效果
- 指導及協助人員以提升舉報管理系統的成效
- 推動持續改進
- 協助其他相關職位展現其領導能力，以適用於各自的職責範圍
- 在組織內部致力於建立、推廣並實踐勇於發聲／善於傾聽的文化，例如積極參與相關員工培訓課程，並在徵得當事人同意後，公開表揚組織內的吹哨者。
- 確保舉報者及其他相關人士不會因舉報行為而遭受組織的損害。
- 在預定間隔時間內，接收並審查有關舉報管理系統運作及表現的報告
- 確保透過本系統舉報之事項均能獲得公正調查，無論舉報者身分、舉報對象或所涉問題之影響為何。
這是一份極其詳盡的行動清單。若您初涉此領域並首次應用這套準則，逐項落實這些要素可能需要相當時間。其中明確規定了多項義務：確保計畫有效運作、計畫內容可供使用、全體人員知悉計畫內容，以及定期檢視並改進計畫。同時更著重於「言行一致」——透過在組織內建立暢所欲言的文化來實踐此理念。
ISO《舉報指南》亦明確規定，應賦予舉報管理職能確保舉報管理系統符合ISO《舉報指南》建議的責任與權限，且舉報管理職能應向您匯報該系統的運作成效。
如上所述，您可將部分或全部舉報管理職能委派予組織外部人員。若採取此舉措，則須確保組織內部人員對該等外部方擁有管理職責與監督權限。
高階領導層應就吹哨者計畫提出的前二十項問題
以下是您應當自問並與您的舉報計畫管理人員共同探討的問題。
- 舉報政策與舉報管理系統是否已明確定義其目標？這些目標是否可實現？是否符合SMART原則（具體、可衡量、可達成、現實、時效性）？
- 商定的目標是否符合組織的價值觀、目標及戰略方向？
- 高層管理人員是否已批准本組織的吹哨政策？
- 舉報管理系統如何讓所有人（包括內部及外部人員）都能使用？供應商和合作夥伴如何存取該系統？
- 我們如何鼓勵人們使用該系統？明確列出的好處或誘因有哪些？
- 吹哨者管理系統如何整合至業務流程（包括管理系統）？相關系統是否已納入各類溝通文件，例如年度報告、政策文件、人力資源入職表格、供應商合約，以及會議室的彈出式訊息？
- 您是否已授權足夠資源，確保舉報管理系統具備可用性、充足性、適宜性及部署完善？您是否已向人力資源部門申報休假安排？您是否亦已授權在必要時使用外部資源，以協助調查、文件審查、計畫開發或技術應用？
- 貴公司採取了哪些措施來傳達舉報的重要性？這些訊息是否已傳達給主要利益相關者，包括供應商、客戶及合作夥伴？
- 您是否要求系統提供清晰的報告，並將其與既定目標進行對照？是否存在審查目標達成狀況及進行時間對比的機制？目標是否定期接受檢討？
- 您是否積極指導並支持那些為吹哨者管理系統成效作出貢獻的人員？您是否定期與他們會晤？他們是否向您或您的管理層匯報？他們是否獲得妥善管理、合理報酬，並獲得指導與反饋？為推動績效達成，您提供了哪些激勵措施或獎金？
- 您採取哪些措施來確保計畫持續改進？如何衡量改進成效？如何向團隊傳達改進目標？
- 您如何協助其他相關職位展現其在職責範圍內的領導能力？您是否已識別出需參與計畫的支援職位？這些職位是否已加入計畫？您是否已聯繫內部稽核、人力資源及其他可能影響計畫發展的部門？
- 貴組織是否致力於建立、推廣並實踐一種勇於發聲與傾聽的文化？
- 您是否參加過內部培訓課程？
- 您是否曾公開讚揚該組織的吹哨者計畫？
- 您採取了哪些措施來確保舉報人及其他相關人員在舉報後不會遭受報復？
- 貴公司是否曾進行過審查，以確認舉報者或記者在提交報告後是否遭遇負面反應？是否有舉報者因此離職？是否有舉報者遭受歧視？貴公司是否確保不存在較不顯著的報復手段（例如：降職、調動辦公地點、限制休假）？
- 您是否定期接收並審查有關吹哨者管理系統運作與績效的報告？您是否已排定審查時程，並要求相關人員對報告的交付與品質負責？
- 貴單位採取了哪些措施，以確保透過系統舉報的事項能獲得公正調查，無論舉報者身分、報告對象及所涉問題的嚴重程度為何？
- 您是否確信所有調查均已落實保密性、隱私權及程序公正原則？
對於高層管理人員而言，若您能回答所有這些問題，便相當可能已履行ISO《吹哨者指引》所規定的職責，並正朝建立全面且有效的吹哨者計畫穩步邁進。
對於計畫經理而言，在履行職責時可考慮讓每位高階主管每年簽署確認其職責，例如透過簡單的問卷調查來達成。
如何了解更多
ISO《舉報指引》可於各國ISO商店購買。更多詳情請查閱ISO網站。
若您有意從零開始建立您的計畫，或需要關於ISO吹哨者指引的諮詢建議，請由此聯繫我們。