Les 20 fonctionnalités indispensables d'un logiciel ESG
Chez Speeki, nous sommes leaders dans le développement de logiciels et de solutions pour l'ESG. Nous sommes fiers de ce que nous avons accompli et sommes impatients que nos clients évaluent le logiciel Speeki afin de déterminer s'il répond à leurs besoins.
Selon Speeki, voici les 20 fonctionnalités clés que doit posséder un logiciel ESG pour être utile. Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion ESG, vous devez comparer les offres à cette liste.
Lorsque nous parlons de logiciel ESG, nous faisons référence à un logiciel qui gère et rend compte des données ESG, et non à une simple solution ponctuelle ou à une sorte de calculateur ESG simplifié qui n'est rien d'autre qu'un tableur amélioré. Un système de gestion ESG doit être une suite complète d'outils et de mécanismes de reporting permettant d'automatiser les données ESG et d'obtenir un retour sur votre investissement ESG.
1. Collecte et analyse des données
Le logiciel doit être capable de collecter des données sur divers indicateurs ESG. Dans la plupart des programmes, cela se fait en saisissant manuellement les données, en les important à partir de solutions plus spécialisées via des API, ou en utilisant des outils d'enquête, des systèmes de déclaration et des rapports d'information. Le logiciel doit également être capable de recevoir des rapports sur les fautes professionnelles, les commentaires ou les incidents liés à l'ESG, et d'analyser ces données afin d'identifier les tendances, de suivre les progrès et de déterminer les domaines à améliorer.
2. Rapports et conformité
Le logiciel doit être capable d'automatiser le processus de reporting et de conformité pour les programmes ESG selon plusieurs normes. Cela permet aux entreprises de gagner du temps et de l'argent, et les aide à respecter leurs obligations en matière de reporting ESG dans différents pays. Le reporting doit être effectué de manière à permettre l'ajout de nouveaux formats de reporting au système sans avoir à le repenser. Les données qui seront utilisées pour le reporting doivent pouvoir être étiquetées afin de pouvoir être facilement ajoutées aux bons endroits dans les rapports appropriés.
3. Gestion des risques
Le logiciel doit être capable d'identifier et d'atténuer les risques ESG. Par exemple, grâce à une fonctionnalité permettant d'évaluer l'importance ou la matérialité (avec la contribution de l'utilisateur), la plateforme doit être capable de suivre et d'évaluer les risques environnementaux associés aux activités d'une entreprise, ainsi que d'identifier et de gérer les risques sociaux liés à sa chaîne d'approvisionnement.
4. Communication et engagement
Le logiciel doit permettre de communiquer et d'interagir avec les parties prenantes au sujet des programmes ESG. Par exemple, les entreprises peuvent utiliser le logiciel pour envoyer des e-mails aux parties prenantes, notamment aux employés et aux groupes intéressés. Ces e-mails doivent pouvoir être suivis (par exemple, pour savoir s'ils ont été ouverts, lus et commentés) et évalués.
5. Diligence raisonnable dans la chaîne d'approvisionnement
Le logiciel doit être capable de suivre et de tracer la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise, ainsi que d'identifier et de gérer les risques ESG associés à ses fournisseurs. Il doit pouvoir collecter des informations auprès des fournisseurs à l'aide de questionnaires et effectuer des vérifications préalables sous divers formats, notamment par un simple filtrage et une analyse des médias et des réseaux sociaux afin de détecter les signaux d'alerte. Le système doit également effectuer des vérifications préalables plus approfondies à l'aide d'outils d'IA ou de recherches externes.
6. Dénonciation et gestion des incidents
Le logiciel doit être doté d'un système de gestion des incidents permettant de recevoir les signalements, d'effectuer un triage et de mener des enquêtes. Les signalements doivent pouvoir être reçus dans n'importe quelle langue, à partir de n'importe quel appareil et depuis n'importe où dans le monde. Le logiciel doit offrir suffisamment de flexibilité pour permettre aux personnes effectuant les signalements de rester anonymes. Il doit également permettre de communiquer en temps réel avec la personne effectuant le signalement, dans n'importe quelle langue et à partir de n'importe quel appareil.
7. Visualisation des données
Le logiciel doit être capable de visualiser les données ESG d'une manière facile à comprendre et à interpréter. Il doit au minimum permettre aux utilisateurs d'extraire les données afin qu'elles puissent être consultées dans d'autres outils tels que Power BI ou Tableau. Si la visualisation des données dans la plateforme est utile, la possibilité d'extraire les données et de les consolider avec celles d'autres plateformes dans un emplacement centralisé est encore plus avantageuse.
8. Tableaux de bord
Le logiciel doit fournir des tableaux de bord permettant aux utilisateurs de suivre les progrès réalisés par rapport aux objectifs ESG, d'identifier les domaines à améliorer et de contrôler la conformité. Les tableaux de bord doivent couvrir plusieurs domaines ESG et permettre de séparer les données en groupes distincts (par exemple, les principaux domaines de risque).
9. Configuration
Le logiciel doit être configurable afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Cela signifie qu'il doit être suffisamment flexible pour modifier les domaines clés considérés comme faisant partie de l'ESG et être capable de suivre une liste croissante de domaines ESG clés à mesure qu'ils sont développés. L'entreprise doit pouvoir définir ses propres domaines ESG et personnaliser la manière dont le système est géré.
10. Sécurité
Le logiciel doit être sécurisé afin de protéger les données ESG sensibles. La société qui fournit le logiciel doit être certifiée ISO 27001 par un organisme de certification accrédité et réputé. La certification doit s'appliquer au développement et à l'hébergement du logiciel ainsi qu'à l'accès des utilisateurs. Le système doit disposer d'une authentification à deux facteurs et imposer des conditions de connexion strictes.
11. Évolutivité
Le logiciel doit être évolutif afin de s'adapter à la croissance d'une entreprise. Cela dépend en grande partie de l'hébergement et de l'emplacement de l'infrastructure serveur, mais l'évolutivité du codage est également importante. Recherchez une plateforme qui a été développée au cours des dernières années et qui est donc susceptible de disposer d'un code mis à jour pouvant s'adapter aux besoins en données environnants.
12. Basé sur le cloud
Le logiciel doit être basé sur le cloud afin que les utilisateurs puissent y accéder depuis n'importe où. Cela devrait être une évidence pour la plupart des entreprises, car les solutions SaaS sont désormais la norme et font partie intégrante de toutes les activités commerciales. Pour les entreprises qui ont des besoins particuliers en matière de sécurité ou d'accès, un hébergement sur site peut être envisagé moyennant un coût supplémentaire.
13. Facile à utiliser
Le logiciel doit être convivial afin de permettre aux utilisateurs de collecter, d'analyser et de communiquer facilement les données ESG. Il doit disposer d'une interface claire, facile à naviguer et ne nécessitant qu'un minimum d'instructions et de formation.
14. Rentable
Le logiciel doit être rentable afin d'être abordable pour les entreprises de toutes tailles. Le modèle de tarification doit tenir compte du fait que les entreprises sont de tailles différentes et issues de divers secteurs, et qu'elles utiliseront donc le système de manière différente. La tarification doit être annuelle et tout compris, et inclure l'hébergement, l'assistance et l'installation de base, tout en offrant la possibilité de résilier le contrat après deux ou trois ans.
15. Fiabilité
Le logiciel doit être hébergé dans un centre d'hébergement réputé qui offre une certaine garantie de disponibilité afin d'assurer qu'il soit accessible chaque fois que les utilisateurs en ont besoin. Bien que cela ne soit pas souvent inclus dans les dispositions contractuelles, il est important d'être conscient des engagements en matière de disponibilité.
16. Assistance
Le fournisseur du logiciel doit fournir une assistance afin de garantir que les utilisateurs tirent le meilleur parti du logiciel. L'assistance doit être disponible en ligne, via les sections d'aide du logiciel lui-même, mais aussi par e-mail, téléphone et chat. Ces services dépendent de la société fournisseur elle-même et de ce qu'elle peut offrir dans le fuseau horaire où vous vous trouvez. Demandez toujours où se trouve l'équipe d'assistance, dans quelle mesure elle a accès à votre environnement et si elle peut accéder à des données confidentielles.
17. Innovation
Le logiciel doit être innovant afin de suivre les dernières tendances en matière d'ESG. Les mises à jour doivent être régulières, avec au moins une mise à jour majeure par trimestre et d'autres mises à jour plus fréquentes pour les questions mineures. Ces mises à jour doivent être communiquées au sein de la plateforme et facilement visibles par les utilisateurs.
18. Hébergement
Il existe aujourd'hui plusieurs fournisseurs d'hébergement de bonne qualité, et toute solution SaaS devrait être hébergée chez l'un de ces principaux fournisseurs. L'hébergement doit être accessible dans votre région et tenir compte de vos préoccupations en matière d'accès aux données et de confidentialité des données. Dans la plupart des cas, il est plus facile d'héberger les données et d'assurer le support du logiciel depuis l'Europe. Les données doivent toujours être cryptées sur les serveurs et pendant leur transfert.
19. Développement futur
Il est important que les entreprises se tournent vers les logiciels pour trouver un moyen de développer leurs propres initiatives ESG. Un fournisseur de logiciels doit fournir une feuille de route pour sa solution et indiquer où il se dirige dans les 12, 24 et 36 prochains mois. Même si certaines entreprises ne fournissent pas de dates fixes, vous devez avoir une certaine visibilité sur les initiatives de développement et la direction prise par le logiciel.
20. Expertise en matière de contenu
Plus important encore, choisissez une entreprise qui possède une certaine expertise en matière de contenu ; vous recherchez un prestataire offrant des services de conseil ou d'assurance solides, et pas seulement un fournisseur de technologies. La technologie ne suffit pas à elle seule pour élaborer des solutions ESG, vous aurez donc toujours besoin de conseils et d'une assistance technique. Il est préférable de s'adresser à votre fournisseur plutôt qu'à un tiers qui ne connaît pas bien le logiciel.
Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités clés que doit offrir un logiciel ESG. Les fonctionnalités spécifiques les plus importantes pour une entreprise donnée dépendront de sa taille, de son secteur d'activité et de ses objectifs ESG. Cependant, toutes les entreprises qui prennent au sérieux l'ESG devraient envisager d'investir dans un logiciel ESG capable de les aider à gérer efficacement leurs programmes ESG.