Die Bedeutung eines wirksamen Whistleblowing-Programms
Korruption ist eine Realität
Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2017 sollen etwa 900 Millionen Menschen in nur 16 Ländern des asiatisch-pazifischen Raums Bestechungsgelder an öffentliche Einrichtungen wie Schulen, Krankenhäuser oder Gerichte gezahlt haben. Diese Zahlen beziehen sich zwar auf öffentliche Einrichtungen, aber es ist anzunehmen, dass für private Unternehmen in der Region ähnliche Zahlen gelten. Daher lohnt es sich, die möglichen Auswirkungen bei jeder Transaktion zu berücksichtigen, unabhängig davon, ob es sich um eine große oder kleine Transaktion handelt.
Wachsende Besorgnis über Korruption in Unternehmen
Tatsächlichgab jeder fünfte Arbeitnehmer an, dass er bereit wäre, unethisches Verhalten zu zeigen, um seine Karriere voranzutreiben, und diese Zahl scheint mit jeder Generation zu steigen. Die Millennials, die den größten Anteil der derzeitigen Erwerbsbevölkerung ausmachen, zeigten von allen Generationen die größte Neigung zu unethischem Verhalten. 25 % der Befragten der Generation Y gaben an, dass sie Geldzahlungen anbieten würden, um Aufträge zu gewinnen oder zu behalten, verglichen mit 14 % der Mitarbeiter aller anderen Generationen. Der aktuelle„Report to the Nations”besagt, dass ein typisches Unternehmen 5 % seines Umsatzes durch Betrug verliert. Daher darf die Bedeutung von Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung für jedes Unternehmen, das international oder lokal tätig ist, nicht unterschätzt werden.
Ein Hotline-Kanal ist die erste Verteidigungslinie gegen eine Kultur der Korruption.
Ein wirksames Whistleblowing-Programm und eine Hotline sind bewährte Methoden, um Bestechung und Korruption zu verhindern und die damit verbundenen Kosten zu minimieren.In der Studie waren Hinweise – oder Whistleblowing-Meldungen – die häufigste Aufdeckungsmethode, mit der 39,1 % der Fälle aufgedeckt wurden. Organisationen, die über Hotlines verfügten, konnten Betrugsfälle durch Hinweise viel häufiger aufdecken als Organisationen ohne Hotlines (47,3 % gegenüber 28,2 %). Dies deutet darauf hin, dass ohne ein Hotline-System viele Korruptionsfälle niemals ans Licht kommen würden.
Die Hürden der Compliance-Berichterstattung
Eine Hotline ist jedoch nur ein Teil einer Komplettlösung, denn weltweit haben 74 % der Menschen, die Korruption beobachtet oder erlebt haben, diese nicht gemeldet.
Es gibt viele Gründe, warum Menschen Fehlverhalten nicht melden. Einer der größten Hinderungsgründe für eine Meldung ist die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen. Da mehr als 20 % der Hinweisgeber nach einer Meldung negative Auswirkungen erfahren, kann es sehr schwierig sein, die Risiken zu rechtfertigen.
So sehr die Menschen korruptes Verhalten und Bestechung auch für akzeptabel halten, so überraschend gering ist die gesellschaftliche Akzeptanz der Meldung von Korruption:Nurinzehn von 44 europäischen Ländern gibtdie Mehrheit der Befragtenan, dass sie die Meldung von Fehlverhalten für gesellschaftlich akzeptabel halten. In Litauen, Bulgarien, Kroatien und Ungarn halten nur etwa 15 % der Bürger die Meldung von Korruption für akzeptabel. Dies zeigt, dass die Bekämpfung von Korruption in einer Organisation nicht nur korrigierende Maßnahmen und Regeln erfordert, sondern auch kulturelle Verhaltensänderungen.
Vier Säulen für den Aufbau eines starken internen Berichtswesens
Die folgenden vier Komponenten sind für einen wirksamen Berichtsmechanismus unerlässlich:
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Was kann getan werden, um die Wirksamkeit eines Whistleblowing-Programms zu verbessern?
Barrierefreiheit
Wenn Menschen über Barrierefreiheit nachdenken, berücksichtigen sie oft nur die Art des Meldekanals (z. B. gebührenfreies Callcenter, E-Mail-Adresse, mobile App, Webformular). Barrierefreiheit kann jedoch auch dadurch erhöht werden, dass die Meldeverfahren stets leicht zu finden, zweckmäßig und einfach zu bedienen sind und jederzeit zugänglich sind. Proaktive Kommunikationskanäle und Engagement können für die Verbesserung der Zugänglichkeit von entscheidender Bedeutung sein.
Effiziente Aufnahmemethode und Nachverfolgung
Über 50 % der Meldungen erfolgen anonym, was dazu führt, dass viele aufgrund fehlender Informationen ohne Untersuchung abgeschlossen werden. Um genügend Informationen für die Einleitung einer Untersuchung zu sammeln, ist eine effiziente Methode zur Erfassung der ersten Angaben von entscheidender Bedeutung. Unabhängig davon, ob der Meldende von einem Mitarbeiter befragt wird oder ein Online-Formular ausfüllt, sollten bei der Befragung wichtige Informationen zu den Risiken gesammelt werden, die für das Thema und die Gerichtsbarkeit relevant sind. Unzulässige Zahlungsrisiken können beispielsweise bei Zahlungen an Regierungsbeamte viel schwerwiegender sein als bei geschäftlichen Transaktionen. Daher ist es unerlässlich, zu wissen, wie sich jedes gemeldete Ereignis zugetragen hat.
Vollständige Anonymität
Auch wenn anonyme Meldungen zu falschen Anschuldigungen und verschwendeten Ermittlungsressourcen führen können, erfordert ein wirksames Whistleblowing-System vollständige Anonymität und Sicherheit. Eine effektive Kommunikation seitens der Unternehmensleitung und kontinuierliche Schulungen können dazu beitragen, falsche Meldungen zu minimieren.
Bewusstsein
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen ihre gesamten Hotline-Ressourcen für die Einrichtung aufwenden und nichts für die Vermarktung der Hotline, wobei Berichte darauf hindeuten, dass im Durchschnitt nur etwa ein Drittel der Mitarbeiter von der Existenz ihrer Hotline weiß. So wichtig es auch ist, über sichere und zuverlässige Hotline-Kanäle zu verfügen, so wichtig ist es auch, diese Kanäle den Mitarbeitern und der Gemeinschaft effektiv und kontinuierlich zu vermitteln, damit sie sich sicher fühlen, Fehlverhalten zu melden.