Suis-je la personne adéquate pour gérer le programme de dénonciation ?
Si vous êtes responsable de la gestion du programme de dénonciation au sein de votre entreprise, vous avez beaucoup à faire. À présent, vous savez probablement qu'il ne s'agit pas seulement d'installer un logiciel et d'avoir accès à un gestionnaire de dossiers qui suit les signalements effectués via le système : il s'agit de gérer un programme de dénonciation complet sous la direction et avec le soutien à la fois de l'organe directeur et de la direction de l'entreprise.
Les responsables de ces programmes ne savent souvent pas quoi faire ni sur quoi se concentrer. Ils se sont généralement contentés de suivre leur intuition et d'établir leurs propres priorités. Cette situation, associée à l'absence de conseils formels sur les qualités requises pour occuper un poste de responsable de programme de dénonciation, fait que beaucoup d'entre eux souffrent du syndrome de l'imposteur et se demandent s'ils sont la bonne personne pour ce poste.
Il y a toutefois une bonne nouvelle : nous disposons désormais de lignes directrices officielles qui nous permettent de comparer nos programmes de dénonciation et de vérifier s'ils disposent des ressources adéquates.
Utilisation des directives ISO relatives à la dénonciation
Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement adopté la norme internationale ISO 37002 – Systèmes de gestion des signalements – Lignes directrices (Lignes directrices ISO sur les signalements). Les Lignes directrices ISO sur les signalements sont désormais disponibles et vous pouvez vous en procurer une copie sur lesite web de l'ISOde votre pays moyennant une modique somme.
Les lignes directrices ISO sur la dénonciation constituent le premier guide complet destiné aux entreprises qui exploitent des systèmes de gestion des dénonciations. Elles fournissent des conseils aux organisations pour la création de systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Ces lignes directrices sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation. Le respect des lignes directrices ISO sur la dénonciation peut aider une organisation à améliorer sa politique et ses procédures existantes en matière de dénonciation, ou à se conformer à la législation applicable en la matière.
Que disent les lignes directrices ISO sur la gestion du programme de dénonciation ?
Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation définissent clairement les obligations de la personne (ou du groupe) responsable du programme de dénonciation.
Les lignes directrices stipulent que les personnes chargées de la gestion du programme ont la responsabilité et l'autorité sur :
- la conception, la mise en œuvre, le fonctionnement et l'amélioration du système de gestion des signalements
- veiller à ce que le système de gestion des signalements soit conçu et doté des ressources nécessaires pour garantir une évaluation complète des signalements et des risques de préjudice, des enquêtes impartiales et rapides sur les signalements, ainsi que des mesures de protection et de soutien
- veiller, dans la mesure du possible au sein de l'organisation, à ce que les fonctions d'enquête et de protection soient exercées de manière indépendante (c'est-à-dire par des personnes ou des services différents), tout en reconnaissant que chacune d'entre elles peut être attribuée à des fonctions existantes
- fournir des conseils et des orientations sur le système de gestion des signalements et les questions liées au signalement d'actes répréhensibles
- rendre compte, de manière planifiée et ponctuelle, des performances du système de gestion des signalements à l'organe directeur, à la direction générale et à d'autres fonctions pertinentes, telles que la fonction de conformité, le cas échéant.
La fonction de gestion des signalements (c'est ainsi que les lignes directrices ISO sur les signalements désignent l'équipe chargée de gérer le programme de signalement) doit disposer de ressources suffisantes en personnel possédant les « compétences, l'intégrité, l'autorité et l'indépendance » appropriées. Cela doit inclure « un accès direct et illimité aux ressources adéquates nécessaires pour garantir l'impartialité, l'intégrité et la transparence du système de gestion des signalements et de ses processus ». La fonction de gestion des signalements doit également disposer d'un « accès direct, illimité et confidentiel à la direction générale et à l'organe directeur ».
Puis-je déléguer certaines de ces tâches ?
Selon les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation, la réponse courte est oui, vous pouvez déléguer certaines des responsabilités susmentionnées. Les organisations qui ne disposent pas d'une personne dédiée exclusivement à la fonction de dénonciation peuvent nommer une ou plusieurs personnes pour remplir ce rôle, en plus d'autres responsabilités, à condition qu'il n'y ait pas de conflit d'intérêts ou de problèmes de confiance ou d'impartialité.
Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation exigent également que vous déterminiez les ressources nécessaires à la mise en place, à la mise en œuvre, au maintien et à l'amélioration continue du système de gestion des dénonciations, ainsi qu'à la réalisation de ses objectifs. Les lignes directrices précisent que ces ressources peuvent inclure, sans s'y limiter, des ressources financières et humaines, des solutions informatiques, des compétences spécialisées, une infrastructure organisationnelle, des enquêteurs, des documents de référence contemporains sur la dénonciation, une expertise juridique, ainsi que le développement professionnel et la formation. Ces ressources peuvent être fournies en interne ou provenir de sources externes.
Y a-t-il des exigences minimales pour la personne qui gérera cette fonction ?
Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation ne définissent pas d'exigences minimales ni de compétences requises pour les responsables de la fonction de dénonciation, suggérant ainsi que les organisations devraient définir les leurs.
Les lignes directrices stipulent qu'une organisation doit :
- déterminer les compétences requises pour les personnes effectuant des tâches sous son contrôle qui ont une incidence sur le système de gestion des signalements, ses performances et son fonctionnement ;
- s'assurer que ces personnes sont compétentes sur la base d'une formation, d'une expérience ou d'une éducation appropriées ;
- veiller à ce que, le cas échéant, le personnel soit en mesure de travailler avec le niveau d'impartialité approprié ;
- le cas échéant, prendre des mesures pour acquérir les compétences nécessaires et évaluer l'efficacité des mesures prises.
S'agissant d'un conseil ISO, il existe également une obligation claire de conserver une documentation appropriée comme preuve de compétence.
Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation obligent également les personnes chargées de mener des activités liées à la protection, au soutien et aux enquêtes à faire preuve de fiabilité, d'intelligence émotionnelle, de diplomatie, d'impartialité, d'intégrité, de leadership, de confidentialité et de bon jugement.
Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation aideront réellement les responsables des programmes de dénonciation à gagner en confiance en décrivant les meilleures pratiques et les caractéristiques des responsables de la fonction de dénonciation. Si votre programme de dénonciation respecte les lignes directrices ISO à tous égards, vous disposez alors d'un système de pointe qui répond aux meilleures normes internationales et vous pouvez être sûr qu'il est adapté à son objectif.
Les lignes directrices renforcent également le message selon lequel la direction et la gestion de l'entreprise doivent soutenir pleinement le programme de dénonciation et ses responsables. Si ce soutien fait défaut, c'est l'ensemble du programme qui est compromis.
L'utilisation des lignes directrices ISO sur la dénonciation comme manuel constitue un avantage considérable pour toutes les entreprises. Nous encourageons donc vivement les personnes chargées de gérer les programmes de dénonciation à adopter ces lignes directrices.
Si vous souhaitez élaborer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils consultatifs sur les directives ISO relatives à la dénonciation, veuillez nous contacter.