Votre entreprise adhère-t-elle au programme de dénonciation ?

Comment savoir si vos dirigeants et vos cadres ont adhéré au programme de dénonciation de votre entreprise ? Les dirigeants affirment toujours soutenir cette initiative et apportent parfois leur soutien en envoyant des e-mails rappelant l'existence du système de dénonciation, mais est-ce suffisant ? Que devraient-ils faire ? Quelles sont les meilleures pratiques en matière de soutien des dirigeants et des cadres, et comment savoir si ce soutien est suffisant ?

Jusqu'à présent, peu de lignes directrices ont réellement aidé les entreprises à savoir si le soutien qu'elles reçoivent de la part de leurs dirigeants et de leur direction est suffisant. La bonne nouvelle, c'est que nous disposons désormais d'une norme qui nous permet de comparer les programmes de dénonciation et de vérifier si nous bénéficions des ressources et du soutien adéquats de la part de l'entreprise.

Utilisation des directives ISO relatives à la dénonciation

En 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement adopté la norme internationale ISO 37002 – Systèmes de gestion des signalements – Lignes directrices (Lignes directrices ISO sur les signalements). Les lignes directrices ISO sur la dénonciation constituent le premier guide complet destiné aux entreprises qui exploitent des systèmes de gestion de la dénonciation. Si votre programme de dénonciation répond à tous égards aux lignes directrices ISO, vous disposez alors d'un système de pointe qui satisfait aux meilleures normes internationales et vous pouvez être assuré qu'il est adapté à son objectif.

Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation fournissent des conseils aux organisations pour la mise en place de systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Ces lignes directrices sont adaptables et leur utilisation varie en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.

Le respect des lignes directrices peut aider une organisation à améliorer sa politique et ses procédures existantes en matière de dénonciation, ou à se conformer à la législation applicable en la matière.

Que disent les lignes directrices ISO sur la dénonciation en matière d'engagement des dirigeants ?

Les lignes directrices comportent deux sections importantes qui traitent du rôle du leadership et de la gestion. Elles stipulent que l'organe directeur (c'est-à-dire le conseil d'administration ou le plus haut niveau de l'organisation, qui est de nature stratégique et supervise la gestion globale des risques) doit prendre les mesures suivantes :

• fixer des objectifs pour un système efficace de gestion des signalements et contrôler la haute direction à cet égard
• approuver la politique de dénonciation de l'organisation et communiquer clairement son existence, son importance et son utilisation
• démontrer cet engagement en adoptant la politique et le système de gestion des signalements
• à intervalles réguliers, recevoir et examiner les informations relatives au contenu et au fonctionnement du système de gestion des signalements de l'organisation
• veiller à ce que les ressources adéquates et appropriées nécessaires au bon fonctionnement du système de gestion des signalements soient allouées et affectées
• exercer une surveillance adéquate de la mise en œuvre, de l'intégrité et de l'amélioration du système de gestion des signalements de l'organisation.

La plupart des gens pourraient démontrer que leur conseil d'administration a approuvé le programme et reçoit régulièrement des informations à son sujet, et dans la plupart des cas, le conseil d'administration exercerait une certaine surveillance sur le programme. Mais il serait important que les équipes chargées de la conformité « prouvent » ces éléments à l'aide de documents clairs, tels que les procès-verbaux des réunions.

De nombreux programmes peuvent présenter des lacunes au niveau de la définition des objectifs par le conseil d'administration et de l'allocation de ressources suffisantes. Ces objectifs sont importants, car ils fixent les normes et les buts à atteindre par le programme et servent de base pour déterminer si le programme a « réussi » à atteindre ces objectifs. Le fait que le conseil d'administration s'assure que des ressources suffisantes et appropriées ont été allouées au système d'alerte est une excellente initiative : il n'y a rien de mieux que d'avoir le soutien du conseil d'administration en matière de ressources. Si la direction réduit le budget à un niveau qui ne vous permet pas de gérer « un système d'alerte efficace », jouez la carte du « conseil d'administration et de la direction ». Cela constitue à lui seul une raison suffisante pour fonctionner conformément aux lignes directrices ISO en matière d'alerte.

Que disent les lignes directrices ISO sur la dénonciation à propos de la haute direction ?

Les lignes directrices fournissent également des détails importants sur le rôle de la haute direction. La haute direction doit faire preuve de leadership et d'engagement à l'égard du système de gestion des dénonciations en :

• veiller à ce que les objectifs de la politique de dénonciation et du système de gestion des dénonciations soient définis et compatibles avec les valeurs, les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisation
• approuvant la politique de dénonciation de l'organisation
• garantir l'accessibilité du système de gestion des signalements et encourager son utilisation
• assurer l'intégration des exigences du système de gestion des signalements dans les processus opérationnels de l'organisation, y compris les systèmes de gestion
• veiller à ce que les ressources nécessaires au système de gestion des signalements soient disponibles, adéquates, appropriées et déployées
• communiquer l'importance d'une gestion efficace des signalements et du respect des exigences du système de gestion des signalements mis en place par l'organisation
• communiquer la politique de dénonciation en interne et en externe
• veiller à ce que le système de gestion des signalements atteigne le ou les résultats escomptés
• diriger et soutenir les personnes afin qu'elles contribuent à l'efficacité du système de gestion des signalements
• promouvoir l'amélioration continue
• soutenir d'autres rôles pertinents afin de démontrer leur leadership dans leurs domaines de responsabilité respectifs
• s'engager à promouvoir et à mettre en pratique une culture d'expression et d'écoute au sein de l'organisation, par exemple en participant activement à des sessions de formation pertinentes pour le personnel et, avec leur consentement, en félicitant publiquement les lanceurs d'alerte de l'organisation
• veiller à ce que les lanceurs d'alerte et les autres personnes impliquées ne subissent aucun préjudice de la part de l'organisation en raison de leur dénonciation
• à intervalles réguliers, recevoir et examiner les rapports sur le fonctionnement et les performances du système de gestion des signalements
• garantir une enquête impartiale sur les faits signalés à l'aide du système, indépendamment de l'identité du lanceur d'alerte, de l'objet du signalement et des implications des problèmes identifiés.

Il s'agit d'une liste très exhaustive d'actions à mener par la direction. Si vous débutez et appliquez cet ensemble de lignes directrices pour la première fois, il vous faudra peut-être un certain temps pour présenter chacun de ces éléments à la direction afin de vous assurer de son engagement. La direction a clairement pour obligation de veiller à ce que le programme fonctionne, qu'il soit accessible, connu de tous et régulièrement révisé et amélioré. L'accent est également mis sur le fait que les dirigeants doivent « prêcher par l'exemple » en développant une culture de la liberté d'expression au sein de l'organisation.

Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation stipulent clairement que la direction générale doit confier à la fonction de gestion des dénonciations la responsabilité et l'autorité nécessaires pour garantir que le système de gestion des dénonciations est conforme aux recommandations des lignes directrices ISO relatives à la dénonciation et pour rendre compte des performances du système à l'organe directeur et à la direction générale. Le rôle et les obligations de la fonction de gestion des dénonciations sont détaillés et examinés dans un autre article.

Comme indiqué ci-dessus, la direction générale peut confier tout ou partie de la fonction de gestion des signalements à des personnes externes à l'organisation. Dans ce cas, la direction doit s'assurer que des membres de l'organisation ont la responsabilité et l'autorité sur ces parties externes.

Alors, comment savoir si vos dirigeants et vos cadres ont adhéré au programme de dénonciation de votre entreprise ? Les lignes directrices ISO en matière de dénonciation constituent un excellent point de référence pour déterminer si l'organe directeur et la direction générale font ce qu'ils doivent faire.

N'oubliez pas que, comme pour les normes élaborées par l'ISO, il ne suffit pas d'affirmer que quelqu'un fait quelque chose, vous devez être en mesure de le prouver. Vous devez être capable de déterminer quelles preuves permettront de démontrer les activités mentionnées ci-dessus et de conserver ces preuves afin d'être prêt à tout moment pour un audit.

Comment en savoir plus

Les lignes directrices ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles à l'achat dans les boutiques ISO de chaque pays. Consultez lesite Web de l'ISOpour plus de détails.

Si vous souhaitez créer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils sur les directives ISO relatives à la dénonciation, veuillez nous contacterici.

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