Ist Ihr Unternehmen vom Whistleblowing-Programm überzeugt?
Woher wissen Sie, ob Ihre Führungskräfte und Ihr Management das Whistleblowing-Programm Ihres Unternehmens unterstützen? Führungskräfte sagen immer, dass sie diese Initiative unterstützen, und sie leisten gelegentlich Unterstützung, indem sie E-Mails mit der Aufforderung versenden, das Whistleblowing-System zu nutzen. Aber reicht das aus? Was sollten sie tun? Was sind die besten Vorgehensweisen in Bezug auf die Unterstützung durch Führungskräfte und das Management, und woher wissen wir, ob diese Unterstützung ausreicht?
Bislang gab es nur wenige Leitlinien, die Unternehmen wirklich dabei halfen, zu erkennen, ob die Unterstützung, die sie von der Unternehmensleitung und dem Management erhalten, ausreichend ist. Die gute Nachricht ist, dass wir nun über einen Standard verfügen, anhand dessen wir Whistleblowing-Programme vergleichen und prüfen können, ob wir über die richtigen Ressourcen und die richtige Unterstützung seitens des Unternehmens verfügen.
Verwendung der ISO-Leitlinien für Whistleblowing
Im Jahr 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) offiziell die Internationale Norm ISO 37002 – Whistleblowing-Managementsysteme – Leitlinien (ISO-Whistleblowing-Leitlinien) verabschiedet. Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Wenn Ihr Whistleblowing-Programm in jeder Hinsicht den ISO-Richtlinien entspricht, verfügen Sie über ein hochmodernes System, das den besten internationalen Standards entspricht, und können sich darauf verlassen, dass es seinen Zweck erfüllt.
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien bieten Organisationen Ratschläge zur Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz basieren. Die Richtlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung variiert je nach Größe, Art, Komplexität und Rechtsordnung der Aktivitäten der Organisation.
Die Befolgung der Leitlinien kann einer Organisation dabei helfen, ihre bestehenden Whistleblowing-Richtlinien und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Whistleblowing-Gesetze einzuhalten.
Was sagen die ISO-Whistleblowing-Richtlinien über das Engagement der „Führungsebene“ aus?
Die Leitlinien enthalten zwei wichtige Abschnitte, in denen die Rolle der Führung und des Managements behandelt wird. Darin heißt es, dass das Leitungsgremium (d. h. der Vorstand oder die höchste Ebene der Organisation, die strategischer Natur ist und sich mit der allgemeinen Risikomanagementaufsicht befasst) Folgendes tun sollte:
- Ziele für ein effektives Whistleblowing-Managementsystem festlegen und die Geschäftsleitung hinsichtlich dieser Ziele überwachen
- die Whistleblowing-Richtlinie der Organisation genehmigen und klare Botschaften über deren Existenz, Bedeutung und Anwendung kommunizieren
- dieses Engagement durch die Umsetzung der Richtlinie und des Whistleblowing-Managementsystems unter Beweis stellen
- in geplanten Abständen Informationen über den Inhalt und den Betrieb des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation erhalten und überprüfen
- sicherstellen, dass angemessene und geeignete Ressourcen, die für einen effektiven Betrieb des Whistleblowing-Managementsystems erforderlich sind, zugewiesen und bereitgestellt werden
- die Umsetzung, Integrität und Verbesserung des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation angemessen zu überwachen.
Die meisten Unternehmen konnten nachweisen, dass ihr Vorstand das Programm genehmigt hat und regelmäßig darüber informiert wird, und in den meisten Fällen übte der Vorstand eine gewisse Aufsicht über das Programm aus. Für Compliance-Teams wäre es jedoch wichtig, diese Elemente mit eindeutigen Unterlagen, wie beispielsweise Sitzungsprotokollen, zu „belegen”.
Viele Programme weisen möglicherweise Lücken auf, wenn es darum geht, dass der Verwaltungsrat Ziele für das Programm festlegt und sicherstellt, dass dem Programm ausreichende Ressourcen zugewiesen wurden. Diese Ziele sind wichtig, da sie die Standards und Vorgaben für das Programm festlegen und die Grundlage dafür bilden, ob das Programm bei der Erreichung dieser Ziele als „erfolgreich” bewertet wird. Es ist eine hervorragende Initiative, wenn der Verwaltungsrat sicherstellt, dass ausreichende und angemessene Ressourcen für das Whistleblowing-System bereitgestellt werden – es gibt nichts Besseres, als den Verwaltungsrat in Bezug auf die Ressourcen hinter sich zu haben. Wenn das Management jemals das Budget so weit kürzt, dass Sie kein „effektives Whistleblowing-Managementsystem” mehr betreiben können, dann spielen Sie die „Verwaltungsrat- und Führungskarte” aus. Dies allein ist schon Grund genug, um gemäß den ISO-Whistleblowing-Richtlinien zu arbeiten.
Was sagen die ISO-Whistleblowing-Richtlinien über die oberste Führungsebene?
Die Leitlinien gehen auch ausführlich auf die Rolle der obersten Führungsebene ein. Die oberste Führungsebene sollte Führungsstärke und Engagement in Bezug auf das Whistleblowing-Managementsystem zeigen, indem sie:
- Sicherstellung, dass die Ziele der Whistleblowing-Richtlinie und des Whistleblowing-Managementsystems festgelegt sind und mit den Werten, Zielen und der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar sind
- Genehmigung der Whistleblowing-Richtlinie der Organisation
- Sicherstellung der Zugänglichkeit des Whistleblowing-Managementsystems und Förderung seiner Nutzung
- Sicherstellung der Integration der Anforderungen an das Whistleblowing-Managementsystem in die Geschäftsprozesse der Organisation, einschließlich der Managementsysteme
- Sicherstellung, dass die für das Whistleblowing-Managementsystem erforderlichen Ressourcen verfügbar, angemessen, geeignet und eingesetzt sind
- Vermittlung der Bedeutung eines effektiven Whistleblowing-Managements und der Einhaltung der festgelegten Anforderungen des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation
- die Whistleblowing-Richtlinie intern und extern kommunizieren
- Sicherstellen, dass das Whistleblowing-Managementsystem die beabsichtigten Ergebnisse erzielt
- Anleitung und Unterstützung von Personen, um zur Wirksamkeit des Whistleblowing-Managementsystems beizutragen
- Förderung kontinuierlicher Verbesserung
- Unterstützung anderer relevanter Funktionen, damit diese ihre Führungsqualitäten in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen unter Beweis stellen können
- sich für eine Kultur des offenen Wortes und des Zuhörens innerhalb der Organisation einsetzen, diese fördern und praktizieren, z. B. durch aktive Teilnahme an entsprechenden Mitarbeiterschulungen und, mit deren Zustimmung, durch öffentliche Würdigung der Whistleblower der Organisation
- Sicherstellen, dass Whistleblower und andere Beteiligte durch die Organisation keine Nachteile im Zusammenhang mit der Meldung von Missständen erleiden.
- in geplanten Abständen Berichte über den Betrieb und die Leistung des Whistleblowing-Managementsystems entgegennehmen und überprüfen
- Gewährleistung einer unparteiischen Untersuchung der über das System gemeldeten Sachverhalte, unabhängig von der Identität des Hinweisgebers, dem Gegenstand der Meldung und den Auswirkungen der festgestellten Probleme.
Dies ist eine sehr umfassende Liste von Maßnahmen für die oberste Führungsebene. Wenn Sie gerade erst anfangen und diese Richtlinien zum ersten Mal anwenden, kann es einige Zeit dauern, bis Sie die oberste Führungsebene durch alle diese Elemente geführt haben, um sicherzustellen, dass sie sich wirklich dafür engagiert. Die oberste Führungsebene hat zweifellos klare Verpflichtungen, um sicherzustellen, dass das Programm funktioniert, dass es verfügbar ist, dass es allen bekannt ist und dass es überprüft und verbessert wird. Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt liegt darauf, dass das Management „seine Worte in die Tat umsetzt”, indem es eine Kultur der offenen Kommunikation in der Organisation fördert.
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien legen weiterhin klar fest, dass die oberste Führungsebene der Whistleblowing-Managementfunktion die Verantwortung und Befugnis übertragen sollte, sicherzustellen, dass das Whistleblowing-Managementsystem den Empfehlungen der ISO-Whistleblowing-Richtlinien entspricht, und dem Leitungsgremium und der obersten Führungsebene über die Leistung des Systems Bericht zu erstatten. Die Rolle und Pflichten der Whistleblowing-Managementfunktion werden in einem anderen Artikel ausführlich beschrieben und erörtert.
Wie oben dargelegt, kann die oberste Führungsebene einige oder alle Funktionen des Whistleblowing-Managements an Personen außerhalb der Organisation übertragen. In diesem Fall muss die Geschäftsleitung sicherstellen, dass Personen innerhalb der Organisation die Verantwortung und Weisungsbefugnis gegenüber diesen externen Parteien haben.
Wie können Sie also feststellen, ob Ihre Führungskräfte und Ihr Management das Whistleblowing-Programm des Unternehmens akzeptiert haben? Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien bieten einen hervorragenden Maßstab, um zu beurteilen, ob die Unternehmensleitung und das Top-Management ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen.
Denken Sie daran, dass es wie bei den von der ISO erstellten Normen nicht ausreicht, zu behaupten, dass jemand etwas tut – Sie müssen dies auch nachweisen können. Sie müssen ein Experte darin sein, zu überlegen, welche Nachweise die oben genannten Aktivitäten belegen, und diese Nachweise zu dokumentieren, damit Sie jederzeit für ein Audit bereit sind.
Wie Sie mehr erfahren können
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien können jetzt in den ISO-Shops in den einzelnen Ländern erworben werden. Weitere Informationen finden Sie auf derISO-Website.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO-Whistleblowing-Richtlinien wünschen, kontaktieren Sie uns bittehier.