貴公司是否已全面推行舉報計劃？
如何判斷領導層與管理階層是否真正認同公司的吹哨者計畫？領導者總是聲稱支持這項倡議，偶爾透過提醒郵件敦促使用吹哨系統，但這就足夠了嗎？他們究竟該做些什麼？關於領導與管理層的支持，有哪些最佳實踐方案？我們又該如何評估這種支持是否足夠？
迄今為止，鮮少有指引能真正協助企業釐清，其領導層與管理階層所提供的支援是否足夠。值得慶幸的是，如今我們已擁有可供參照的標準，藉此評估各企業的吹哨者計畫，並檢驗公司是否提供了適當的資源與支援。
採用ISO吹哨者指引
2021年，國際標準化組織（ISO）正式頒布國際標準ISO 37002——《舉報管理系統指南》（ISO舉報指南）。 ISO舉報指南是首部針對企業運作舉報管理系統的全面性指引。若貴機構的舉報計畫在各方面均符合ISO指南要求，即代表您已建立符合頂尖國際標準的先進系統，可確信其完全符合運作需求。
ISO《舉報指引》為組織建立舉報管理系統提供建議，該系統應基於信任、公正與保護三大原則。本指引具靈活性，其應用方式將因組織規模、性質、複雜程度及業務所屬司法管轄區而有所不同。
遵循相關指引可協助組織改進現有的舉報政策與程序，或符合適用的舉報法規。
ISO《舉報指引》對「領導層」的承諾有何規定？
該指引包含兩個重要章節，探討領導與管理層的角色。指引指出，治理機構（意指董事會或組織內具戰略性質、負責廣泛風險管理監督的最高層級）應履行以下職責：
- 為有效的舉報管理系統設定目標，並據此監控高層管理人員
- 批准該組織的吹哨政策，並明確傳達其存在、重要性及使用方式的相關訊息
- 透過擁抱該政策及吹哨者管理系統，展現此項承諾
- 按計劃間隔接收並審查有關組織吹哨管理系統內容及運作的資訊
- 確保為有效運作舉報管理系統所需的充足且適當資源獲得分配與指派
- 對組織的舉報管理系統之實施、完整性及改進進行充分監督。
多數企業能證明其董事會已批准該計畫並定期接收進度報告，且在多數情況下，董事會會對計畫實施監督。但合規團隊必須透過明確文件（例如會議紀錄）來「證明」這些環節。
許多計畫可能存在缺口的環節，在於管理委員會既要為計畫設定目標，同時也須確保計畫獲得充足資源配置。這些目標至關重要，因為它們真正確立了計畫應達到的標準與目標，並構成判斷計畫是否成功達成目標的基礎。 由董事會確保吹哨系統獲得充足且適當的資源，是極佳的倡議——在資源層面獲得董事會支持無疑是最理想的狀態。若管理層削減預算至無法運作「有效吹哨管理系統」的程度，此時便可祭出「董事會與領導層」這張王牌。僅憑此點，便足以成為遵循ISO吹哨指引運作的充分理由。
ISO《吹哨者指引》對最高管理層有何規定？
該指引亦就高層管理人員的角色作出詳盡說明。高層管理人員應透過以下方式，在舉報管理系統方面展現領導力與承擔：
- 確保舉報政策與舉報管理系統的目標得以確立，且與組織的價值觀、目標及戰略方向相契合
- 批准該組織的舉報政策
- 確保舉報管理系統的可及性，並鼓勵其使用
- 確保將吹哨者管理系統的要求整合至組織的業務流程中，包括管理系統
- 確保舉報管理系統所需的資源可供使用、充足、適切且妥善部署
- 傳達有效舉報管理的重要性，以及遵守組織既定舉報管理系統要求之必要性
- 向內部及外部傳達舉報政策
- 確保舉報管理系統能達到預期效果
- 指導及協助人員以提升舉報管理系統的成效
- 推動持續改進
- 協助其他相關職位展現其領導能力，以適用於各自的職責範圍
- 在組織內部致力於建立、推廣並實踐勇於發聲／善於傾聽的文化，例如積極參與相關員工培訓課程，並在徵得當事人同意後，公開表揚組織內的吹哨者。
- 確保舉報者及其他相關人士不會因舉報行為而遭受組織的損害。
- 在預定間隔時間內，接收並審查有關舉報管理系統運作及表現的報告
- 確保透過本系統舉報之事項均能獲得公正調查，無論舉報者身分、舉報對象或所涉問題之影響為何。
這份高層管理者的行動清單相當詳盡。若您初次推行這套指引，可能需要花費時間引導高層逐項落實，以確保他們真正承諾執行。高層管理層確實負有明確責任，必須確保計畫有效運作、全面實施、廣為周知，並定期檢討改進。 本清單更著重於管理階層「言行一致」的實踐，要求其在組織內建立勇於發聲的文化。
ISO《吹哨者指引》進一步明確指出，最高管理層應賦予吹哨者管理職能確保吹哨者管理系統符合ISO《吹哨者指引》建議的責任與權限，並向治理機構及最高管理層匯報系統運作成效。吹哨者管理職能的具體角色與義務將於另一篇文章中詳述探討。
如上所述，高層管理人員可將部分或全部吹哨管理職能委派給組織外部人員。若採取此舉措，管理層須確保組織內部人員對這些外部方擁有管理職責與決策權限。
那麼，您如何判斷領導層與管理階層是否真正認同公司的吹哨者計畫？ISO吹哨者指引為評估治理機構與高階管理層是否履行應盡職責提供了絕佳的基準。
請記住，如同ISO制定的標準所要求，僅聲明某人執行某項行動是不夠的——您必須能夠提供證據佐證。您需要精通如何思考哪些證據能證明上述活動，並追蹤這些證據，以便隨時準備接受稽核。
如何了解更多
ISO《舉報指引》現已於各國ISO商店開放購買。更多詳情請查閱ISO官網。
若您有意從零開始建立您的計畫，或需要關於ISO吹哨者指引的諮詢建議，請由此聯繫我們。