Vous souhaitez installer une solution de lanceur d'alerte ? Voici par où commencer.
Si vous envisagez de mettre en place une ligne d'alerte (également appelée ligne d'assistance téléphonique dédiée à la conformité) pour votre organisation, certains éléments clés doivent être pris en compte. Si vous découvrez cette initiative ou si vous utilisez ces systèmes pour la première fois dans le cadre d'une solution plus large de signalement des irrégularités, cet aperçu rapide vous fournira des conseils simples et des étapes à suivre pour réussir.
1. Le logiciel n'est qu'un élément parmi d'autres de votre solution de signalement.
Une solution de dénonciation ne se résume pas à l'installation d'un logiciel, qui n'est qu'une pièce du puzzle. Vous aurez besoin de l'adhésion claire de votre conseil d'administration et de votre direction, ainsi que des ressources nécessaires pour mettre en place un « programme ». Outre le logiciel, ce programme comprendra des politiques, des procédures, des règles, des contrôles, des mesures de sensibilisation, de communication et de formation. Vous devrez également définir un ensemble d'objectifs et les évaluer afin de déterminer le succès du programme.
Bien sûr, vous devrez disposer des systèmes et des processus nécessaires pour recevoir et traiter les signalements lorsqu'ils se produiront (et ilsse produiront). Cela signifie que vous devez savoir comment mener des enquêtes et disposer des ressources qui pourraient être nécessaires pour mener chaque enquête. Vous devrez peut-être faire appel à des équipes externes pour vous aider.
Le message principal ici est que la technologie (comme la plateforme Speeki, par exemple) n'est qu'une partie de la solution.
2. La bonne nouvelle : il existe des lignes directrices pour vous guider tout au long du processus, étape par étape.
Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement adopté la norme internationale ISO 37002 – Systèmes de gestion des signalements – Lignes directrices (Lignes directrices ISO sur les signalements). Les Lignes directrices ISO sur les signalements sont désormais disponibles et vous pouvez vous en procurer une copie sur lesite web de l'ISOde votre pays moyennant une somme modique.
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Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation constituent un document idéal pour vous aider à définir le programme que vous devez mettre en place. ChezSpeeki, nous vous recommandons vivement de suivre ces lignes directrices à la lettre lors de l'élaboration de votre programme. Elles peuvent être utilisées par des entreprises de toute taille, ainsi que par des organisations privées, publiques, à but non lucratif ou même gouvernementales.
Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation fournissent des conseils aux organisations pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion des dénonciations, avec les résultats suivants :
>encourager et faciliter le signalement des actes répréhensibles
>soutenir et protéger les lanceurs d'alerte et autres parties intéressées
> veiller à ce queles signalements d'actes répréhensibles soient traités de manière appropriée et en temps opportun
> améliorerla culture organisationnelle et la gouvernance
> réduireles risques d'actes répréhensibles.
Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation aident les organisations à créer des systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Elles sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.
3. Soyez prêt à gérer le triage et les enquêtes
Donner la parole aux gens grâce à un système d'alerte peut signifier qu'il y aura une avalanche de signalements au début. Certains de ces signalements pourraient servir à « tester » le système, tandis que d'autres pourraient correspondre à une demande refoulée de la part de personnes qui n'avaient pas encore signalé de problèmes par des moyens moins formels. Ne soyez pas surpris si vous constatez un afflux de signalements au cours des premiers mois.
Du point de vue des ressources, vous pouvez externaliser les enquêtes sur ces questions. Des entreprises telles que Speeki peuvent vous aider à effectuer un triage de base, et d'autres peuvent vous aider à mener les enquêtes proprement dites. Vous pouvez faire appel à un vivier de talents, ce qui est particulièrement utile si vous disposez d'une petite équipe et n'avez pas les capacités nécessaires en interne.
4. L'élaboration d'un programme n'est pas une initiative ponctuelle : il doit être développé, révisé et amélioré régulièrement.
En consultant les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation, vous constaterez que la gestion d'un programme demande beaucoup de travail. Si une grande partie de cette gestion peut être automatisée, certaines tâches doivent néanmoins être effectuées manuellement. Considérez votre programme de dénonciation comme un programme de sécurité au travail : vous ne pouvez pas simplement le mettre en place et vous en désintéresser. Vous devez le surveiller, l'améliorer, observer les améliorations, combler les lacunes lorsque vous identifiez des problèmes et le reconstruire. Cela ne représente peut-être pas un travail à plein temps dans la plupart des entreprises, mais la supervision et l'amélioration du programme nécessiteront certaines ressources. Il est possible de confier cette tâche à des consultants externes, mais il est préférable de la réaliser en interne.
5. Faites appel à un expert si vous avez besoin d'expérience ou de capacités pour mettre en œuvre correctement le programme.
Si tout cela vous semble un peu trop difficile, faites appel à une aide extérieure. Il existe des agences, des cabinets et des enquêteurs externes qui peuvent vous aider à mettre en place et/ou à gérer le programme. Speeki propose toute une gamme de solutions à cet effet dans le cadre de ses services Speeki.
Comment en savoir plus
Les lignes directrices ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles à l'achat dans les boutiques ISO de chaque pays. Consultez lesite Web de l'ISOpour plus de détails.
Si vous souhaitez créer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils sur les directives ISO relatives à la dénonciation, veuillez nous contacter.