正在尋找安裝舉報解決方案？從這裡開始吧
若您正考慮為組織設立舉報熱線（亦稱合規熱線），需考量若干關鍵要素。無論您是初次推行此類計畫，或首次將此系統納入更廣泛的舉報通報解決方案，本簡要概述將提供成功實施的基礎指引與步驟。
1. 該軟體僅是您舉報解決方案的其中一環
舉報解決方案不僅僅是安裝軟體——那僅是拼圖中的一塊。您需要獲得治理機構與管理層的明確支持，並投入資源建立一套完整的「計畫」。除了軟體，該計畫還應涵蓋政策、程序、規則、管控措施、意識宣導、溝通機制及培訓課程。您還需設定明確目標，並透過目標達成狀況來評估計畫成效。
當然，您實際上需要建立完善的系統與流程，以便在事件發生時（而事件終將發生）接收並處理相關通報。這意味著必須掌握調查方法，並備妥每項調查可能需要的資源。您或許需要借助外部團隊的協助。
此處的核心訊息在於，技術（例如Speeki平台）僅是解決方案的一部分。
2. 好消息：有指引能引領你逐步完成整個流程
2021年底，國際標準化組織（ISO）正式頒布國際標準ISO 37002——《舉報管理體系指南》（ISO舉報指南）。該指南現已公開，您可透過所在國家的ISO官網支付少量費用取得副本。
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ISO《吹哨者保護指南》是協助您規劃所需建置計畫的完美文件，Speeki強烈建議您在建置計畫時嚴格遵循這些指引。無論企業規模大小，無論是私營、公營、非營利組織，甚至政府機構，皆可採用此指南。
ISO《舉報管理指南》為組織提供建立、實施、維護及改進舉報管理系統的建議，其預期成果如下：
鼓勵並促進舉報不當行為
支持及保護吹哨者及其他相關方
確保對不當行為的舉報能獲得妥善及時處理
改善組織文化與治理
降低違規行為的風險。
ISO《舉報指引》協助組織建立基於信任、公正與保護原則的舉報管理體系。該指引具適應性，其應用方式將因組織規模、性質、複雜程度及活動所屬司法管轄區而有所不同。
3. 準備好處理分流與調查工作
透過吹哨系統賦予民眾發聲管道，初期可能湧現大量舉報案件。其中部分舉報可能是「測試」系統運作，也可能是民眾長期積壓的訴求——這些問題原本未曾透過非正式管道反映。若在系統啟用初期出現舉報案件激增的狀況，請勿感到意外。
從資源配置的角度來看，您可將此類事項的調查工作外包。像Speeki這類公司能協助基礎的初步篩選，另有專門機構可承接實際調查任務。此處存在可供調用的專業人才庫，對於團隊規模較小且內部資源有限的機構而言尤為實用。
4. 制定計劃並非一次性行動——它需要定期發展、檢討與改進。
從審閱ISO吹哨者保護指南可知，維護此類計畫需投入相當多的工作量。儘管多數維護工作可實現自動化，仍存在需人工執行的環節。請將吹哨者計畫視為職場安全計畫：它絕非建立後便可置之不理。 必須持續監控、優化流程、檢視成效、及時修補漏洞並重建體系。在多數企業中，這或許不需專職人員，但監督與改進計畫仍需投入資源。雖可委託外部顧問管理，但最佳做法仍是由組織內部執行。
5. 若您需要經驗或能力來妥善實施該計畫，請尋求專家的協助。
若以上步驟聽來過於繁複，不妨尋求外部協助。市面上有專業機構、顧問公司及調查人員可協助建置與營運此類計畫。Speeki 旗下「Speeki 服務」項目即提供多項解決方案。
如何了解更多
ISO《舉報指引》現已於各國ISO商店開放購買。更多詳情請查閱ISO官網。
若您有意從零開始建立您的計畫，或需要關於ISO吹哨者指引的諮詢建議，請隨時與我們聯繫。