Mise en œuvre d'un programme intelligent de dénonciation
Comme l'a rapporté laHarvard Business Review en janvier 2020, des chercheurs de l'université de l'Utah et de la George Washington University School of Business ont conclu que les programmes de dénonciation sont essentiels à lasanté financièrede toute entreprise,car ils permettent de réduire les amendes, les frais de règlement et les poursuites judiciaires importantes pour non-respect des règles. Cela englobe toutes les infractions, de la falsification des notes de frais au harcèlement sexuel en passant par les violations réglementaires.
Qu'il y ait aujourd'hui davantage de violations de conformité et de crimes à signaler, ou que les gens soient simplement plus enclins à les signaler, la conclusion reste la même : un programme de dénonciation efficace est judicieux du point de vue de la réputation, du moral des employés, de la gouvernance, des finances, de l'éthique et de la réglementation.
Six points clés à garder à l'esprit pour garantir l'efficacité d'un programme de dénonciation
1. Les processus liés au programme de dénonciation doivent être appropriés et clairement définis.
Une violation de la conformité peut impliquer un supérieur hiérarchique direct ou le personnel chargé d'enquêter sur les violations. D'autres voies de signalement et d'enquête doivent être envisagées, de préférence par un tiers externe qui reçoit les informations. Le programme de dénonciation doit également prévoir un traitement clair et rapide, la consignation des informations reçues dans des registres de signalement et des suivis réguliers.
2. Les lanceurs d'alerte doivent avoir confiance dans le système et se sentir valorisés.
Laloi américaine Dodd-Franket laloi Sarbanes-Oxleycontiennent toutes deux des dispositions protégeant les lanceurs d'alerte contre les représailles. En règle générale, les programmes de dénonciation doivent interdireles représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte. En effet, pour être efficaces, les mécanismes de protection des lanceurs d'alerte doivent être suffisamment convaincants pour que les informateurs se sentent vraiment en sécurité lorsqu'ils signalent (souvent de manière anonyme) des problèmes sensibles. Parallèlement, les procédures énoncées dans un programme de dénonciation doivent rassurer l'informateur sur le fait qu'une enquête objective sera menée.
3. Les rapports doivent être simples et reposer sur des principes cohérents et objectifs.
Des processus automatisés et des instructions claires et concises, étape par étape, sur la manière de signaler un problème donnent aux parties prenantes l'assurance que les principes du programme de dénonciation de l'entreprise sont appliqués de manière cohérente, équitable et uniforme dans l'ensemble de l'organisation. La possibilité de signaler un problème dans la langue maternelle du dénonciateur augmente la fréquence des dénonciations.
4. Le ton donné au sommet doit être clair et communiqué.
Obtenir l'adhésion de la direction générale à l'ensemble du processus et veiller à ce que les dirigeants communiquent aux employés leur engagement envers le programme de dénonciation, y compris l'absence de représailles et l'application de procédures structurées et cohérentes. La nomination d'un administrateur non exécutif chargé de promouvoir le programme de dénonciation de l'entreprise est attendue par la Financial Conduct Authority au Royaume-Uni et constitue une bonne pratique dans toutes les autres juridictions.
5. Tous les membres du cabinet doivent suivre une formation sur la dénonciation.
La formation au signalement peut être intégrée à la formation réglementaire annuelle existante ainsi qu'à la formation en gestion. Elle sert à promouvoir et à mettre en avant les principes du programme de signalement d'une entreprise. La transparence des processus et des procédures, ainsi que leur communication par le biais d'une formation régulière, renforcent la confiance dans le programme de signalement.
6. Le programme de dénonciation doit être confidentiel, fiable, sûr et sécurisé.
La confidentialité, la fiabilité, la sûreté et la sécurité doivent être intégrées à chaque programme de dénonciation, ce qui nécessite nécessairement des systèmes cryptés, la conservation de toutes les données, y compris les journaux de rapports incorruptibles, et souvent la technologie de l'IA.
Des programmes de dénonciation bien conçus aident les entreprises à maintenir/préserver leur bonne réputation, les aident à se défendre contre les sanctions réglementaires, les protègent contre les pertes financières et rassurent toutes les parties prenantes de l'entreprise.