實施智慧舉報計劃

據《哈佛商業評論》2020年1月報導猶他大學與喬治華盛頓大學商學院的研究人員得出結論:舉報計畫對企業財務健康至關重要,因為這些計畫能降低罰款金額、減少和解費用,並減少因合規違規引發的訴訟案件。此類違規涵蓋範圍廣泛因其能降低罰款金額、減少和解支出,並減少因合規違規引發的重大訴訟。此涵蓋所有違規行為,從偽造報銷單據、性騷擾到法規違規皆然。

無論現今是否出現更多違規行為與犯罪案件需要舉報,抑或人們只是更願意揭發這些問題,結論始終如一:從聲譽管理、員工士氣、公司治理、財務效益、道德規範及監管合規等層面考量,建立有效的舉報機制都具有實質意義。

確保有效舉報計劃的六項關鍵要點

1. 舉報計劃的流程必須適切且明確規劃 

合規違規事件可能涉及直接主管或負責調查違規行為的人員。應建立替代申報與調查管道,並由接收資訊的外包第三方進行分流處理。舉報計劃還需納入清晰及時的處理機制,將接收資訊記錄於報告日誌,並建立定期跟進程序。

2. 舉報者必須信任系統並感受到被認可

美國多德-弗蘭克法案》《薩班斯-奧克斯利法案》均設有保護舉報者免遭報復的條款。舉報計畫的基本原則必須禁止對舉報者進行報復,因為唯有當舉報者保護機制具備足夠說服力,使舉報者確信能安全地(通常以匿名方式)通報敏感議題時,該機制方能發揮實質效力。 同時,舉報計劃中明文規定的程序應能讓舉報者確信,相關調查將以客觀方式進行。

3. 報告應簡明扼要,並遵循一致且客觀的原則

自動化流程與清晰簡明的舉報步驟指引,使利益相關者確信企業的吹哨計畫原則正貫徹於整個組織,且執行方式始終如一、公平公正、統一標準。以舉報者母語進行簡易舉報,更能提升吹哨行為的發生頻率。

4. 高層的基調必須清晰明確並有效傳達

取得高層管理人員對整個流程的支持,並確保高層向員工傳達其對舉報計劃的承諾,包括承諾不進行報復,以及採用結構化且一致的程序。英國金融行為監管局要求委任非執行董事作為公司舉報計劃的倡導者,此舉亦是所有其他司法管轄區的最佳實踐。

5. 公司所有員工必須接受吹哨者通報培訓

吹哨者培訓可納入現有的年度法規培訓及管理培訓中,旨在推廣並強調企業吹哨者計畫的核心原則。透過定期培訓確保流程與程序的透明度,並有效傳達相關資訊,將有助於建立對吹哨者計畫的信任。

6. 舉報計劃必須具備保密性、可靠性、安全性和保障性

隱私性、可靠性、安全性和保障性必須內建於每項舉報計畫中,這必然需要加密系統、保存所有資料(包括不可篡改的報告記錄),且通常需運用人工智慧技術。

完善的舉報機制有助企業維護良好聲譽、協助抵禦監管機構的譴責、防範財務損失,並讓所有企業利益相關者感到安心。

先前
先前

超越財務報告:擁抱ESG與永續發展,實現企業全面成長

下一頁
下一頁

ESG保證