Vorbereitung auf eine CSRD- oder IFRS S1- und S2-Prüfung: Ein praktischer Leitfaden
Die Richtlinie der Europäischen Union zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (CSRD) und die International Financial Reporting Standards (IFRS) S1 und S2 haben die Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen erheblich angehoben. Infolgedessen sehen sich Unternehmen einer verstärkten Kontrolle durch Aufsichtsbehörden und Investoren ausgesetzt. Um sich in diesem sich wandelnden Umfeld zurechtzufinden, ist eine effektive Vorbereitung auf eine Prüfung von entscheidender Bedeutung.
Ernennung einer zuständigen Kontaktperson
Der erste Schritt bei der Vorbereitung auf ein Audit ist die Ernennung einer zuständigen Kontaktperson. Diese Person sollte über fundierte Kenntnisse der Nachhaltigkeitspraktiken des Unternehmens, der Berichterstattungsanforderungen und der spezifischen Auditstandards verfügen. Sie sollte für Folgendes verantwortlich sein:
- Koordination mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft:Aufbau eines klaren Kommunikationskanals mit den Wirtschaftsprüfern und Sicherstellung zeitnaher Antworten auf ihre Anfragen.
- Leitung des Audit-Teams:Zusammenstellung eines funktionsübergreifenden Expertenteams zur Unterstützung des Audit-Prozesses.
- Dokumentation von Prozessen:Sicherstellen, dass alle relevanten Prozesse und Verfahren gut dokumentiert und zugänglich sind.
- Vorbereitung von Daten und Berichten:Sammeln und Organisieren der erforderlichen Daten und Berichte zur Unterstützung der Prüfung.
Zusammenstellung eines funktionsübergreifenden Audit-Teams
Um eine umfassende und effiziente Prüfung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, ein funktionsübergreifendes Team zusammenzustellen. Dieses Team sollte Vertreter aus verschiedenen Abteilungen umfassen, darunter:
- Finanzen:Bereitstellung von Finanzdaten und Einblicken.
- Nachhaltigkeit:Behandlung von Themen aus den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG).
- Personalwesen:Bereitstellung von Informationen zu Personalpraktiken und sozialen Auswirkungen.
- Betrieb:Weitergabe von Details zu betrieblichen Prozessen und zum Lieferkettenmanagement.
- Rechtlich:Rechtsberatung und Unterstützung bieten.
Gewährung des Zugriffs auf relevante Systeme und Daten
Um den Prüfungsprozess zu erleichtern, sollten Unternehmen den Wirtschaftsprüfern angemessenen Zugang zu den relevanten Systemen und Daten gewähren. Dazu können gehören:
- Finanzsysteme:Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme und andere Finanzdatenbanken.
- Nachhaltigkeitsmanagementsysteme:ESG-Software, Plattformen für Nachhaltigkeitsberichterstattung und Datenmanagement-Tools.
- Personalinformationssysteme (HRIS):HRIS-Systeme für den Zugriff auf Mitarbeiterdaten und Leistungskennzahlen.
- Supply Chain Management Systeme:Systeme zur Verfolgung und Verwaltung der Lieferkette.
Hinweis:Es ist von entscheidender Bedeutung, robuste Datensicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig den Prüfern den erforderlichen Zugriff zu gewähren.
Interne Teams auf Interviews vorbereiten
Um einen reibungslosen Ablauf des Audits zu gewährleisten, ist es unerlässlich, interne Teams auf mögliche Befragungen durch die Auditoren vorzubereiten. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:
- Klare Kommunikation:Geben Sie Mitarbeitern, die möglicherweise zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, klare Richtlinien und Erwartungen vor.
- Kernbotschaften:Entwickeln Sie Kernbotschaften, die mit der Nachhaltigkeitsstrategie und den Berichtsanforderungen des Unternehmens im Einklang stehen.
- Übungsgespräche:Führen Sie Probevorstellungsgespräche durch, damit sich die Mitarbeiter sicher und gut vorbereitet fühlen.
- Ethische Überlegungen:Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, in ihren Antworten wahrheitsgemäß und ehrlich zu sein.
Festlegung eines Eskalationspfads für Datenanfragen und -austausch
Um zeitnahe und effiziente Antworten auf Datenanfragen zu gewährleisten, ist es entscheidend, einen klaren Eskalationspfad festzulegen. Dazu gehören:
- Beauftragte Kontaktstelle:Bestimmen Sie eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Team, die/das für die Bearbeitung von Datenanfragen zuständig ist.
- Klare Antwortfristen:Setzen Sie realistische Fristen für die Beantwortung von Datenanfragen.
- Eskalationsverfahren:Definieren Sie einen Prozess für die Eskalation komplexer oder dringender Anfragen an die übergeordnete Führungsebene.
- Datensicherheitsprotokolle:Implementieren Sie strenge Datensicherheitsprotokolle, um sensible Informationen zu schützen.
Durch die Befolgung dieser Richtlinien können Unternehmen ihre Vorbereitung auf CSRD- und IFRS S1- und S2-Audits erheblich verbessern. Ein gut vorbereitetes Unternehmen kann Störungen minimieren, den Auditprozess optimieren und sein starkes Engagement für Nachhaltigkeit unter Beweis stellen.