向每家供應商發送問卷並非有效的ESG盡職調查
在供應商篩選與入職流程中，正出現一股積極的趨勢：對優先供應商進行盡職調查，以確保其符合特定標準與預期義務。 近年來，此項「盡職調查」已升級至評估供應商的額外風險領域，包括隱私、資訊安全、人權、制裁、賄賂及環境風險等ESG相關風險。這種以ESG為導向的升級版盡職調查，為多數企業的供應商篩選與導入流程增添了卓越價值。它將有效協助企業識別關鍵風險領域中的薄弱供應商，並篩選出更符合自身風險偏好的合作夥伴。
盡職調查流程中包含研究階段，由選拔供應商的公司負責蒐集供應商資訊。最簡便的研究方式是向供應商發送線上問卷。隨著研究清單不斷新增核查項目，線上問卷涵蓋的議題範圍與深度已呈指數級增長。 從設計問卷問題、解讀回覆內容，到最終決定是否推進合作（及合作條件）的整個流程，正是供應鏈管理與合規專業人士頻繁探討的議題。
雖然向每位供應商發送問卷調查相當容易，但在將供應商問卷納入企業社會責任（ESG）供應鏈盡職調查流程之前，必須考量若干挑戰。
- 供應商填寫問卷可能耗費大量時間與金錢。他們可能需要花費數小時甚至數天收集所需資訊，有時還得支付第三方服務費用以協助完成問卷。這對供應商而言是相當沉重的負擔，對中小企業而言更是如此。
- 供應商要準確且誠實地回答問卷中的所有問題可能相當困難。他們可能無法提供所有要求的資訊，或因擔心資訊被用來對付自己而抗拒提供某些資料。這可能導致資訊不準確或不完整，使企業難以決定應選擇哪些供應商。
- 較大的供應商可能具備快速且準確完成問卷調查的資源，而較小的供應商則未必具備此能力。這可能使大型供應商在供應商遴選過程中獲得不公平的優勢。
- 這些問卷中的許多問題皆為必填項目，然而其中涵蓋的議題卻鮮少針對供應商的風險量身定制。風險評估的艱鉅工作未能在前期落實，導致問卷未能精簡內容，也未能提升對受訪者的相關性。
- 多數問題要求以政策與程序的形式上傳資料，然而這些文件卻極少被審閱、考量、評估、評級或評論。它們的存在似乎僅為求形式完整，實質內容卻被忽略。
- 許多問卷所提問的問題，其實在受訪企業的網站或公開文件中皆可輕易查得，此舉不僅浪費企業與供應商雙方的時間，更顯得毫無必要。
- 如今，發送問卷的公司數量與要求供應商填寫問卷的數量正呈指數級增長，導致入職流程中出現不必要的瓶頸。
- 問卷調查作為盡職調查研究流程的一部分，其回覆內容對企業而言價值有限，且未能提供企業應採取哪些步驟或措施來改善風險管理的具體指引。這往往是單向的流程。
基於這些因素，問卷調查實際上可能使供應商卻步，不願參與供應商遴選流程。這將使企業難以尋獲合格供應商，進而導致成本上升，產品與服務品質下降。
企業可採取以下幾項措施，減輕供應商在供應商遴選過程中的負擔：
- 限制問卷中的問題數量——僅提出對決策過程至關重要的問題
- 使問卷易於理解和填寫——使用清晰簡潔的語言，避免使用行話
- 向供應商提供反饋——針對供應商對問卷的回應給予意見，以提升供應商在未來甄選流程中的表現
- 採用更智能的問卷，即時評估風險並運用精密的分支問題設計，確保僅提出相關問題
- 考慮採用不同的篩選機制，僅在必要時使用問卷調查（例如，對於特定全球供應商、零售商或大型知名供應商，可能予以排除）。
透過採取這些步驟，企業能協助提升供應商遴選流程的效率與成效，使自身與供應商皆受益。ESG盡職調查至關重要，隨著新法規通過將其列為強制要求，未來更將成為不可或缺的環節。然而盡職調查的執行方式並未強制規範。儘管問卷調查備受重視，但使用時須審慎考量，以避免對供應商及內部審查人員造成過重負擔。