모든 공급업체에 설문지를 발송하는 것은 효과적인 ESG 실사가 아닙니다
공급업체 선정 및 온보딩 과정에서 매우 긍정적인 움직임이 나타나고 있습니다: 선호 공급업체에 대한 실사를 수행하여 해당 공급업체가 특정 기준과 기대되는 의무를 충족하는지 확인하는 것입니다. 최근 몇 년간 이 '실사'는 공급업체의 추가 위험 영역을 평가하도록 개선되었으며, 여기에는 개인정보 보호, 정보 보안, 인권, 제재, 뇌물 및 환경 위험과 같은 일부 ESG 관련 위험도 포함됩니다. 이러한 새롭고 개선된 형태의 ESG 기반 실사는 대부분의 기업 선정 및 온보딩 프로세스에 훌륭한 보완 요소입니다. 이는 주요 위험 영역에서 취약한 공급업체를 식별하고 귀사의 위험 프로필에 더 잘 부합하는 공급업체를 선정하는 데 확실히 도움이 될 것입니다.
이 실사 과정의 일부는 연구 단계로, 공급업체를 선정하는 기업이 해당 업체에 대한 정보를 수집하는 단계입니다. 이 연구를 수행하는 가장 쉬운 방법은 공급업체에 온라인 설문지를 보내는 것입니다. 연구 목록에 확인해야 할 새로운 항목이 추가됨에 따라 온라인 설문지가 다루는 문제의 규모와 깊이는 기하급수적으로 증가했습니다. 질문지를 발송하는 과정, 즉 어떤 질문을 할지 파악하고 답변을 해석한 후 진행 여부(및 조건)를 결정하는 과정은 공급망 관리 및 규정 준수 전문가들 사이에서 많은 논의의 대상이 되고 있습니다.
모든 공급업체에 설문지를 보내는 것은 쉽지만, ESG 공급망 실사 프로세스에 공급업체 설문지를 추가하기 전에 몇 가지 고려해야 할 과제가 있습니다.
- 공급업체가 설문지를 작성하는 데는 시간과 비용이 많이 소요될 수 있습니다. 요청된 정보를 수집하는 데 몇 시간 또는 며칠을 할애해야 할 뿐만 아니라, 설문지 작성을 지원하기 위해 제3자 서비스 비용을 지불해야 할 수도 있습니다. 이는 공급업체, 특히 중소기업에게 상당한 부담이 될 수 있습니다.
- 공급업체가 설문지의 모든 질문에 정확하고 솔직하게 답변하기는 어려울 수 있습니다. 요청된 정보를 모두 보유하지 못할 수도 있고, 특정 정보가 자신들에게 불리하게 사용될까 봐 제공을 꺼릴 수도 있습니다. 이로 인해 부정확하거나 불완전한 정보가 제공되어 기업이 어떤 공급업체를 선정할지 결정하기 어려워질 수 있습니다.
- 대형 공급업체는 설문지를 신속하고 정확하게 작성할 수 있는 자원을 보유할 수 있는 반면, 소규모 공급업체는 그렇지 못할 수 있습니다. 이는 공급업체 선정 과정에서 대형 공급업체에게 불공정한 이점을 제공할 수 있습니다.
- 이러한 설문지의 많은 질문은 필수 항목이지만, 그 내용이 공급업체의 위험도에 맞춰 조정되는 경우는 드뭅니다. 위험 평가라는 힘든 작업이 사전에 이루어지지 않아 설문지가 수신자에게 더 짧고 관련성 있게 구성되지 못하고 있습니다.
- 대부분의 질문은 정책과 절차 형태로 데이터를 업로드하도록 요구하지만, 이러한 자료가 검토되거나 고려되거나 평가되거나 등급이 매겨지거나 의견이 제시되는 경우는 거의 없습니다. 이들은 형식적 완결성을 위해 존재하는 것으로 보이며, 실체보다 형식에 치우쳐 있습니다.
- 많은 설문지가 수신 기업의 웹사이트나 제출 서류에 공개적으로 제공되는 정보에 관한 질문을 포함하고 있어, 기업과 공급업체 양측의 시간을 낭비하게 됩니다.
- 설문지를 발송하는 기업과 설문지 작성을 요청받는 공급업체의 수가 기하급수적으로 증가하면서 온보딩 프로세스에 불필요한 병목 현상이 발생하고 있습니다.
- 설문지는 실사 수행을 위한 연구 과정의 일부이며, 응답 내용이나 위험 관리 개선을 위한 조치 필요성 측면에서 기업에 제공되는 가치는 미미합니다. 이는 너무나도 자주 일방적인 과정으로 진행됩니다.
이러한 요인들로 인해 설문지는 실제로 공급업체들이 공급업체 선정 과정에 참여하는 것을 꺼리게 할 수 있습니다. 이는 기업이 적격 공급업체를 찾기 어렵게 만들어 비용 증가와 제품 및 서비스 품질 저하로 이어질 수 있습니다.
기업이 공급업체 선정 과정을 공급업체에게 덜 부담스럽게 만들기 위해 취할 수 있는 몇 가지 조치가 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
- 설문지의 질문 수를 제한한다 – 의사 결정 과정에 필수적인 질문만 묻는다
- 설문지를 이해하기 쉽고 작성하기 쉽게 만들기 – 명확하고 간결한 언어를 사용하고 전문 용어는 피하십시오
- 공급업체에 대한 피드백 제공 – 향후 선정 과정에서 공급업체의 성과를 개선하기 위해 설문조사 응답에 대한 피드백을 공급업체에 제공하십시오.
- 즉석에서 위험을 평가하고 정교한 분기 질문을 활용하여 관련성 있는 질문만 묻도록 보장하는 더 스마트한 설문지를 사용합니다.
- 다른 게이트 모델을 고려하고 필요한 경우에만 설문지를 활용하는 방안(예: 글로벌 공급업체나 소매업체, 대형 유명 공급업체 등 특정 기업은 설문 대상에서 제외될 수 있음).
이러한 단계를 통해 기업은 자신과 공급업체 모두에게 공급업체 선정 과정을 보다 효율적이고 효과적으로 만들 수 있습니다. ESG 실사는 중요하며, 향후 실사를 의무화하는 새로운 법률이 제정됨에 따라 필수적일 것입니다. 의무화되지 않은 부분은 실사 수행 방식입니다. 설문지 활용에 상당한 초점이 맞춰져 있지만, 공급업체와 이를 검토하는 내부 담당자 모두에게 부담이 되지 않도록 신중하게 사용해야 합니다.